La mayor√≠a de los due√Īos de negocios entienden que necesitan un seguro de compensaci√≥n para trabajadores en caso de que un empleado se lesione en el trabajo. Sin embargo, pocos conocen el papel importante que desempe√Īan en la gesti√≥n de reclamos de compensaci√≥n para trabajadores, por lo que hemos compilado una lista de las mejores pr√°cticas que los empleadores pueden usar para asegurarse de que los trabajadores sean atendidos y los reclamos se manejen con prontitud. Si se realizan correctamente, estas cinco mejores pr√°cticas pueden ayudar a mitigar el costo de una lesi√≥n en el lugar de trabajo.

1. Desarrollar un proceso de notificación de lesiones

El día en que ocurre un accidente en el trabajo no es el día para tratar de averiguar cómo manejarlo. Con todo el caos que puede seguir a un incidente grave, es mucho mejor tener un proceso de informes para reducir la probabilidad de perder pasos importantes:

  • Establezca un comit√© de seguridad: estas personas est√°n a cargo de las acciones de respuesta inmediata, como el manejo de primeros auxilios, llamar al 911 si es necesario y asegurarse de que otros empleados est√©n seguros.
  • Identifique a la persona a la que los trabajadores deben informar las lesiones: La opci√≥n m√°s f√°cil es probablemente el supervisor directo de cada empleado y, si no est√°n disponibles, el supervisor o gerente de esa persona. Las empresas m√°s grandes pueden designar a una persona de recursos humanos (RR.HH.) como persona de contacto. Sin embargo, especialmente en las peque√Īas empresas, la persona l√≥gica podr√≠a ser el propietario del negocio. La persona que designe para esta tarea tambi√©n puede ser responsable de completar un informe de incidente.
  • Complete un informe de incidente: si a√ļn no tiene un formulario de informe de incidente, hay muchas muestras en l√≠nea que puede utilizar para crear uno. Como m√≠nimo, estos informes deben incluir:
    • Fecha y hora del incidente
    • Lugar del incidente
    • Nombres y datos de contacto de testigos y empleados lesionados
    • Una breve descripci√≥n del incidente.
  • Guarde su informe de incidente: una vez completado, el informe de incidente debe permanecer en sus archivos al menos hasta que finalice el estatuto de limitaciones de compensaci√≥n de trabajadores de su estado. Por lo general, eso es entre uno y dos a√Īos a partir de la fecha de la lesi√≥n o el diagn√≥stico de una enfermedad ocupacional, pero algunos estados permiten a los trabajadores lesionados hasta seis a√Īos para presentar un reclamo.

Consejo profesional: registre cada accidente en un formulario de informe de incidentes, incluso si las lesiones parecen leves. Tener esta información hace que sea mucho más fácil presentar un reclamo con su aseguradora si lo necesita más adelante.

2. Mantenga la información importante a mano

Las mejores pr√°cticas de administraci√≥n de reclamos de compensaci√≥n para trabajadores incluyen notificar tanto a su compa√Ī√≠a de seguros como a las agencias gubernamentales correspondientes lo m√°s r√°pido posible. Una forma de asegurarse de que esto suceda es tener toda la informaci√≥n de contacto clave en un solo lugar. Para la mayor√≠a de empleadores, esto significa que necesita datos de contacto para:

  • La Administraci√≥n de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA): Los empleadores deben notificar a OSHA dentro de las ocho horas siguientes si hay una muerte en el lugar de trabajo y dentro de las 24 horas si un empleado requiere hospitalizaci√≥n, amputaci√≥n o pierde un ojo. Pueden informar en l√≠nea o llamar a la l√≠nea directa de 24 horas de OSHA oa una oficina regional.
  • Su compa√Ī√≠a de seguros de compensaci√≥n para trabajadores: las compa√Ī√≠as de seguros comerciales generalmente le permiten presentar un reclamo por tel√©fono o correo electr√≥nico, y muchas tienen capacidades de reclamo en l√≠nea. Es muy probable que su proveedor necesite su n√ļmero de p√≥liza de compensaci√≥n para trabajadores y los detalles del incidente cuando presente la solicitud.

Adem√°s de la informaci√≥n de contacto, es posible que desee tener formularios clave disponibles, o al menos desea saber d√≥nde encontrarlos en l√≠nea. Probablemente el m√°s importante de ellos sea el primer informe de lesiones. La mayor√≠a de los estados requieren que los empleadores o sus compa√Ī√≠as de seguros completen este formulario y lo devuelvan lo antes posible despu√©s de una lesi√≥n en el lugar de trabajo.

 

FYI: OSHA ahora requiere que los empleadores reporten los casos confirmados de COVID-19 relacionados con el trabajo y los codifiquen como enfermedades respiratorias en el Formulario 300 de OSHA. El memorando de OSHA reconoce determinar si los casos están relacionados con el trabajo, pero ofrece orientación sobre evidencia que podría respaldar una es probable que haya conexión.

Los informes rápidos pueden ahorrarle muchos dolores de cabeza mientras gestiona las reclamaciones de compensación para trabajadores porque le permite a su transportista investigar cuando los testigos tienen un recuerdo claro del incidente. Además, evita las sanciones que pueden surgir cuando no cumple con los plazos o no informa las lesiones.

3. Establecer procedimientos de investigación de incidentes

Nadie espera que seas detective, pero debes averiguar qué sucedió. Esto no solo lo ayuda a minimizar la posibilidad de que vuelva a ocurrir un accidente similar, sino que una de las responsabilidades de un empleador en las reclamaciones de compensación para trabajadores es informar un posible fraude.

Dicho esto, su intención debe ser descubrir los hechos, no probar el fraude. Tener un procedimiento a seguir puede ayudar con esto. Algunos pasos pueden incluir:

  • Asegurar la escena: una vez que el empleado lesionado haya recibido los primeros auxilios y pueda ser movido, desea minimizar el acceso a la ubicaci√≥n. Esto mantiene a sus otros trabajadores seguros al mismo tiempo que minimiza la posibilidad de que alguien mueva evidencia que puede usar para reconstruir el evento.
  • Recopilaci√≥n de pruebas: desea registrar cualquier evidencia f√≠sica pertinente en la escena del accidente. Por ejemplo, desea obtener cintas de seguridad si las tiene. De lo contrario, es posible que desee tomar fotograf√≠as de la ubicaci√≥n para tener un registro de pisos resbalosos o equipos rotos.
  • Entrevistar a testigos: hable con las personas que se encontraban en el lugar para averiguar qu√© vieron, tanto en el momento del accidente como en los hechos que lo condujeron. Es posible que desee tener un conjunto de preguntas preparadas, como:
    • ¬ŅQu√© estaba haciendo el trabajador en el momento del accidente?
    • ¬ŅQu√© equipo estaba usando el trabajador?
    • ¬ŅCu√°ndo fue la √ļltima vez que se realiz√≥ el mantenimiento del equipo?
    • ¬ŅSe requiere equipo de seguridad y se utiliz√≥?
    • ¬ŅCu√°ndo fue la √ļltima vez que un supervisor revis√≥ esta √°rea de trabajo?
    • ¬ŅHa visto accidentes similares en esta √°rea?

El registro de estas respuestas tiene dos prop√≥sitos. Primero, puede usarlos si tiene que presentar un reclamo de compensaci√≥n para trabajadores. M√°s importante a√ļn, desea evitar que ocurran accidentes similares y puede utilizar la informaci√≥n que recopile para mejorar sus procedimientos de seguridad. Esto tiene el beneficio adicional de reducir los costos del seguro de compensaci√≥n para trabajadores .

4. Cree una política de regreso al trabajo

Una de las partes más importantes de la gestión de reclamaciones de compensación para trabajadores es hacer que su empleado lesionado vuelva a trabajar. Esto es esencial para mantener bajos los costos generales, pero también puede aumentar la moral de los empleados después de un accidente grave, por lo que desea tener una política para garantizar que todos los involucrados estén en la misma página. Su política de regreso al trabajo debe abordar:

  • El prop√≥sito y el alcance de la pol√≠tica: desea indicar claramente que el objetivo es que su empleado vuelva a trabajar lo antes posible y que su pol√≠tica de regreso al trabajo no reemplaza las adaptaciones permitidas por la Ley de Estadounidenses con Discapacidades ( ADA) o la Ley de Ausencia Familiar y M√©dica (FMLA).
  • Elegibilidad: lo m√°s probable es que desee incluir a cualquier empleado que sea elegible para los beneficios de compensaci√≥n para trabajadores, pero tambi√©n podr√≠a querer agregar empleados que se ausenten por otras razones.
  • Trabajo de transici√≥n: su pol√≠tica debe definir el trabajo de transici√≥n y describir las obligaciones que cualquiera de las partes tenga al crear, aceptar o rechazar asignaciones de trabajo modificadas o puestos alternativos.
  • Procedimientos: Los planes de regreso al trabajo tienden a adaptarse a la persona lesionada, pero su pol√≠tica puede describir los pasos generales. Esto podr√≠a incluir cualquier formulario o fecha l√≠mite necesarios para solicitar asistencia, as√≠ como requisitos relacionados con la aprobaci√≥n de un m√©dico.

5. Registrar contactos con personas clave

Los procedimientos y el mantenimiento de registros son cruciales para una buena gesti√≥n de reclamaciones de compensaci√≥n para trabajadores. Esa tendencia contin√ļa con la creaci√≥n de un registro de contactos donde puede registrar cada tel√©fono, correo electr√≥nico y contacto en persona con las personas involucradas en el proceso de reclamo, como el empleado lesionado, su ajustador de reclamos y los proveedores de atenci√≥n m√©dica de sus empleados.

El registro debe incluir la fecha, el nombre de la persona contactada y un resumen de lo que se discuti√≥. Es posible que algunos empleadores tambi√©n deseen enumerar otros detalles, como el n√ļmero de reclamo y la fecha prevista de regreso al trabajo del empleado. Sin embargo, el objetivo es asegurar que las personas permanezcan en contacto durante la recuperaci√≥n del trabajador y tener un registro escrito en caso de que alguna vez haya desacuerdo con las expectativas.

Conclusión

El secreto para la gestión exitosa de reclamos de compensación para trabajadores es la planificación. Piense en lo que podría necesitar si ocurriera un accidente y cree procedimientos para abordar esas necesidades. De esa manera, puede hacer que el proceso de reclamos sea más fluido para todas las partes involucradas.