Los códigos de clase de compensación para trabajadores son códigos numéricos que representan los riesgos que enfrentan las ocupaciones. La industria de seguros utiliza estos códigos para clasificar las empresas según el riesgo de sus operaciones, de modo que las compañías puedan estimar el costo de asegurarlas con mayor precisión. La mayoría de los estados utilizan el sistema de clasificación creado por el Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI), pero unos pocos tienen sus propios códigos de clasificación.
Pocos dueños de negocios pasan mucho tiempo pensando en los códigos de clasificación de compensación para trabajadores, pero es una buena idea comprender al menos los conceptos básicos. Un error puede significar que está pagando demasiado por su seguro de compensación para trabajadores .
¿Cómo funcionan los códigos de clase?
Las agencias de calificación que se especializan en seguros de compensación para trabajadores recopilan datos sobre lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo y luego usan esos datos para clasificar las empresas por exposición al riesgo. Cada categoría recibe un código de clasificación de tres o cuatro dígitos, dependiendo de qué agencia de calificación esté organizando. Cada código de clase también tiene una tarifa base adjunta, generalmente una cantidad por cada $ 100 de nómina.
Cuando una empresa solicita compensación para trabajadores, la aseguradora evalúa las operaciones de la empresa para determinar su código de clase. Luego, la aseguradora conecta la tarifa base del código de clase en una fórmula para calcular la prima de compensación para trabajadores de la empresa . Estas fórmulas son complicadas y únicas para cada aseguradora, pero el cálculo básico es la tasa del código de clase multiplicada por el modificador de experiencia multiplicado por la nómina por $ 100.
Clasificación aplicable y excepciones comunes
En los estados que trabajan con NCCI , las empresas suelen tener un código de clase de gobierno que se basa en las operaciones principales de la empresa. Por ejemplo, el código de clase de gobierno de una empresa de plomería debe representar sus operaciones de plomería aunque tenga un contador en el personal.
Hay cuatro situaciones en las que las empresas pueden tener códigos de clase de compensación de trabajadores adicionales. La primera y más común es para ocupaciones que ocurren en tantas industrias que las agencias de calificación tienden a tratarlas de manera diferente. Estos se denominan «excepciones estándar» y, a menudo, incluyen posiciones como:
- Trabajadores administrativos
- Vendedores
- Conductores
Los estados que permiten excepciones estándar restan la nómina de estos empleados de la clasificación vigente y la aplican al código de clase más apropiado. Esto puede reducir la prima general de la empresa porque las excepciones estándar suelen ser puestos que enfrentan menos riesgo que los otros trabajadores.
Algunos estados también permiten que la nómina de ciertos empleados se divida entre el código de clase de compensación de varios trabajadores. Esto se llama “intercambio de mano de obra” y es más común en industrias de alto riesgo como la construcción, donde un empleado puede tener algunas tareas que son muy peligrosas, como subir a un andamio, y otras que lo son menos.
La siguiente situación se llama «exclusión general». Es cuando una empresa tiene operaciones inesperadas para la industria. Digamos, por ejemplo, que una tienda de productos de belleza también ofrece inyecciones de Botox. Esto podría considerarse una exclusión general, por lo que la aseguradora podría incluir este código de clase por separado del código de clase gobernante en la póliza de compensación de trabajadores del minorista y cobrar una prima adicional.
Por último, existe la «regla de empresas múltiples». Esta regla generalmente se aplica a una empresa que tiene operaciones poco comunes que podrían existir como una entidad completamente separada. Para que se aplique esta regla, cada empresa debe tener registros financieros separados, y deben estar literalmente separados físicamente: por una pared o partición o guardados en un edificio separado.
¿Por qué son importantes los códigos de clasificación de compensación para trabajadores?
Los códigos de clase de compensación para trabajadores son importantes porque son un componente clave en los cálculos de compensación para trabajadores de la mayoría de las aseguradoras . A las ocupaciones se les asignan códigos de clase según el riesgo al que se enfrentan. Aquellos que enfrentan más riesgo comienzan con una tasa base más alta y generalmente pagan primas más altas.
Ejemplo de código de clase de compensación laboral
Desafortunadamente, los códigos de clase son mucho más complicados de lo que parecen. El Manual Básico de NCCI define casi 800 clasificaciones separadas, cada una de las cuales también contiene una descripción del “alcance” de los códigos como su intención real. Además, ciertas operaciones pueden aparecer en más de una descripción de código de clase.
Digamos, por ejemplo, que tiene un negocio en Illinois que limpia sistemas de calefacción. Su código de clase podría ser 5537 porque describe empresas que instalan servicios o reparan sistemas de calefacción, ventilación, aire acondicionado y refrigeración. Si eso es correcto, entonces su tarifa base es $ 6.09 por $ 100 de nómina.
Sin embargo, su código de clase también podría ser 9401, que se utiliza para operaciones de limpieza de hornos que utilizan el método de vacío. La tarifa base de este código es $ 3.62 por $ 100 de nómina. Si su nómina calificable es de $ 100,000, entonces está hablando de una diferencia de $ 2,470 por año.
¿Qué pasa si mi código de clase es incorrecto?
Un error en el código de clasificación de compensación para trabajadores puede costar cientos de dólares, incluso si el error da como resultado un código de clase con una tarifa base más baja. Esto se debe a que las políticas de compensación para trabajadores se auditan todos los años para garantizar que los propietarios de negocios paguen la prima correcta. Si su aseguradora descubre que su tarifa se basa en una clasificación incorrecta, le cobrará la prima que perdió.
La mejor manera de evitar ese problema es trabajar con una compañía de seguros que tenga experiencia tanto con las políticas de compensación para trabajadores como con su industria en particular. Sus agentes saben qué preguntas hacer y dónde están las peculiaridades cuando se trata de calificar su póliza.
Cómo corregir un error del código de compensación para trabajadores
La mayoría de los dueños de negocios no se dan cuenta de que han sido clasificados erróneamente para el seguro de compensación para trabajadores hasta que son auditados. En ese caso, es demasiado tarde para hacer un ajuste. Sin embargo, si sospecha que algo está mal, debe hacer lo siguiente:
- Reúnase con su agente de seguros: el agente que vendió la póliza es la persona responsable de asignar el código de clase y debe poder mostrarle la descripción y explicar por qué lo consideró apropiado.
- Comuníquese con el suscriptor de su compañía de seguros: el suscriptor es la persona que revisa y acepta su solicitud de seguro. Es posible que pueda persuadir al asegurador de que ha habido un error si su agente no está de acuerdo en que clasificó erróneamente sus operaciones.
- Presentar una apelación ante el estado: cada estado tiene una organización asesora, como el NCCI, que se encarga de las disputas. Sin embargo, es posible que deba pagar más por una inspección.
Además, es posible que pueda evitar una clasificación errónea si esta es su primera política de compensación de trabajadores. Muchas compañías de seguros envían un inspector para revisar sus operaciones. Esta puede ser una oportunidad para asegurarse de que sus códigos de clase se hayan asignado correctamente, así que póngase a disposición del inspector.
¿Cómo puedo encontrar los códigos de clase de compensación para trabajadores de mi empresa?
Las empresas ubicadas en uno de los 38 estados que utilizan el NCCI pueden acceder a su clasificación de compensación para trabajadores de forma gratuita en el sitio web del NCCI. Debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente de la organización para obtener un nombre de usuario y una contraseña antes de poder iniciar la herramienta de búsqueda. Las empresas de otros estados deberían poder obtener los códigos de compensación de los trabajadores de las agencias de calificación de su estado.
Conclusión
Es posible que los códigos de clases de compensación para trabajadores no parezcan algo que deba vigilar, pero ignorarlos puede costarle dinero. Si realiza su debida diligencia cuando solicita la cobertura por primera vez y, nuevamente, cada vez que renueva, debería poder obtener una clasificación adecuada.
