10 consejos para reducir las primas de compensación para trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores es una de las pólizas más caras que pueden comprar los propietarios de pequeñas empresas. Dependiendo de su estado, industria y otros factores, algunos dueños de negocios pueden pagar hasta $ 80 por $ 100 de nómina por cobertura. Sin embargo, puede tomar medidas para reducir sus costos. Aquí hay 10 consejos para reducir las primas de compensación para trabajadores.

1. Contrata a las personas adecuadas

El primer paso para reducir los costos de compensación para trabajadores es ser inteligente al contratar empleados. Su departamento de recursos humanos (RR.HH.) o su departamento pueden utilizar varias herramientas para incorporar personas responsables en su personal, que incluyen:

• Descripciones del puesto: una descripción detallada del puesto establece sus expectativas sobre la experiencia y las habilidades de los candidatos, de modo que se postulen menos candidatos no calificados.
• Verificaciones de antecedentes: puede pagar un servicio para realizar verificaciones de antecedentes, pero también puede investigar un poco por su cuenta, como revisar las publicaciones en las redes sociales del candidato o solicitar su registro de manejo al departamento de vehículos motorizados (DMV) de su estado.
• Pruebas de detección de drogas: las mejores prácticas para las pruebas de detección de drogas antes del empleo incluyen contratar un laboratorio de pruebas certificado por el estado, administrar la misma prueba a los solicitantes que soliciten el mismo trabajo y alertar a los candidatos sobre la prueba. Estas pantallas no son legales en todos los estados, así que consulte a un abogado antes de implementar una.

2. Comparar políticas

Cada compañía de seguros tiene un "apetito", es decir, una preferencia por asegurar negocios en ciertas industrias. Cuando algo cae en el apetito de una aseguradora, generalmente puede ofrecer primas más bajas que sus competidores. Ésta es una de las razones por las que es una buena idea mirar las ofertas de varias compañías de seguros.

Sin embargo, la prima es solo un componente del valor total de una póliza. También debe comparar los límites de cobertura, así como los recursos de gestión de riesgos o el soporte de gestión de reclamaciones que ofrece el proveedor. Estos beneficios adicionales pueden hacer que una póliza más cara valga la pena el dinero extra.

La forma más sencilla de comparar ofertas es trabajar con un corredor de seguros en línea como CoverWallet . La mayoría de los corredores en línea solo requieren una solicitud que transmiten a todos sus operadores asociados. Esto a menudo da como resultado varias citas para que las compare. Con CoverWallet, también puede obtener ayuda de un profesional de seguros por chat, correo electrónico o teléfono.

3.Haga de la seguridad una prioridad

La mejor manera de reducir las primas del seguro de compensación para trabajadores es tener menos reclamos, y eso comienza con usted, el dueño de la empresa. Desea inculcar en sus empleados una actitud de que su seguridad es una prioridad máxima al:

• Anotar protocolos de seguridad: obtener sus procedimientos por escrito garantiza que todos estén en sintonía.
• Capacitación de los empleados sobre las prácticas de seguridad: no solo es necesario capacitar a los nuevos empleados, sino que también debe ofrecer capacitación de actualización periódica para todos los empleados.
• Hablar con los trabajadores sobre sus tareas: los empleados generalmente tienen una mejor comprensión de los peligros que enfrentan, además, un diálogo abierto le brinda la oportunidad de demostrar sus expectativas.
• Alentar a los empleados a informar sobre preocupaciones de seguridad: los trabajadores deben saber que no serán castigados si mencionan prácticas inseguras.

Estos y otros consejos de seguridad en el lugar de trabajo pueden crear una cultura de seguridad en su empresa. Cuando la seguridad en el lugar de trabajo es una prioridad, todos se convierten en socios para mantener a los demás seguros y reducir las lesiones.

4. Ocúpese de las reclamaciones

Si bien las aseguradoras observan la cantidad de reclamos que usted hace, también consideran la gravedad de sus reclamos, esencialmente, cuánto cuesta cada reclamo. Puede minimizar el impacto que tienen en su negocio practicando una gestión inteligente de reclamaciones de compensación para trabajadores . Por ejemplo, desea:

• Brinde primeros auxilios inmediatos: el cuidado de las lesiones de inmediato, incluso las pequeñas, puede evitar que se vuelvan más graves y costosas. Además, los trabajadores que saben que sus jefes se preocupan por su bienestar tienen menos probabilidades de demandar.
• Reporte las lesiones rápidamente: la mayoría de los estados requieren que los empleadores reporten las lesiones lo antes posible o enfrentan multas y otras sanciones. Lo mismo es cierto para la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA).
• Investigue el incidente: su investigación no tiene que ser exhaustiva, pero desea inspeccionar la escena, revisar las cintas de seguridad y entrevistar a los testigos. Estos pasos pueden ayudar a su aseguradora a determinar si la lesión está cubierta y, al mismo tiempo, brindarle información que puede utilizar para mejorar sus prácticas de seguridad.
• Mantenga registros precisos: desea documentar la lesión, su investigación y cualquier contacto que hizo con su trabajador y su aseguradora. En algunos estados, esto es un requisito, pero también es una buena idea en caso de que el incidente dé lugar a una demanda.

El mantenimiento de registros y el seguimiento de las reclamaciones son esenciales para reducir la gravedad de una lesión en el lugar de trabajo, pero asegúrese de implementar sistemas de gestión de reclamaciones antes de un incidente. Desea tener procesos implementados antes de que ocurra un accidente.

5. Considere un plan de pago por uso

Las primas de compensación para trabajadores se basan parcialmente en su nómina anual. Como resultado, es posible que pague una prima demasiado o muy pequeña y que reciba una factura o un reembolso cuando llegue el momento de renovar. Ninguna de estas es una gran opción porque significa que tiene que gastar más efectivo cuando finaliza la póliza o que su aseguradora tenía su dinero cuando podría haberlo estado usando para administrar su negocio.

La compensación para trabajadores de pago por uso es una solución que basa su prima en su nómina real en lugar de una estimación. En algunos casos, usted envía manualmente su información cada vez que ejecuta la nómina y su aseguradora la usa para determinar su prima y enviarle una factura. Otros operadores, como The Hartford , tienen planes de pago por uso que se integran con software y servicios de nómina populares para automatizar el proceso. El plan de Hartford se integra con 170 empresas de nómina, incluida QuickBooks, por lo que es muy probable que su empresa esté en la lista.

6. Verifique los códigos de clase del empleado

La cantidad de riesgo que enfrentan sus empleados es otro factor clave que las aseguradoras consideran cuando realizan cálculos de primas de compensación para trabajadores . Para ello, asignan códigos de clase a sus empleados, generalmente en función de las operaciones de su empresa. Luego, cada código de clase se clasifica por riesgo, y las industrias o posiciones más riesgosas pagan más primas. Desafortunadamente, las aseguradoras pueden cometer errores al asignar códigos de clase y puede costarle dinero si califican a su asistente administrativo como trabajador de almacén.

Hay un par de formas de evitar ese problema. Uno es ser excepcionalmente claro al describir sus operaciones a su agente. Esta es la primera persona que registra su información, por lo que desea que comprendan cómo funciona su empresa y la documenten correctamente. También desea volver a verificar sus códigos de clase en el informe de nómina de compensación de trabajadores cuando sea el momento de renovar. Si ve errores, puede corregirlos durante su auditoría premium .

7. Busque descuentos

Los dueños de negocios que establecen programas para reducir las lesiones en el lugar de trabajo a menudo pueden obtener descuentos en los costos de compensación laboral. En algunos casos, esos descuentos son obligatorios por el estado, pero los operadores pueden tener los suyos propios, por lo que debe preguntarle a su agente qué hay disponible. Algunos de los descuentos de compensación para trabajadores más comunes son para:

• Establecer un programa de seguridad
• Nombrar un comité de seguridad
• Creando un lugar de trabajo libre de drogas
• Establecer un programa de regreso al trabajo
• Implementar un programa de protección contra caídas

Muchas compañías también ofrecen descuentos si eliges opciones que les faciliten la administración de tu póliza. Estos pueden incluir dejar de usar papel o pagar la prima completa por adelantado.

8. Desarrollar un programa de bienestar

Los empleadores suelen invertir en programas de bienestar para reducir sus costos generales de atención médica, pero estos programas pueden tener un impacto similar en las primas de compensación para trabajadores de la empresa. La primera razón por la que esto es cierto es porque los trabajadores sanos tienden a tener menos lesiones, particularmente las que se producen por sobreesfuerzo que encabezan la lista de lesiones laborales más comunes . Si una persona relativamente sana se lastima, es más probable que se recupere rápidamente.

9. Preste atención a las leyes de compensación de trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores está regulado por el estado y estas leyes cambian periódicamente. Desafortunadamente, depende de usted saber qué se requiere, y el incumplimiento puede significar multas severas e incluso tiempo en la cárcel.

Una forma de mantenerse al tanto de las actualizaciones legales es configurar una alerta de Google para las actualizaciones de compensación para trabajadores en su estado. De esa manera, puede recibir un correo electrónico cada vez que los cambios en las leyes de compensación de trabajadores sean noticia. Cuando reciba una alerta, hable con su agente de seguros. Muchas aseguradoras de compensación para trabajadores quieren ayudar con la mitigación de riesgos y el éxito en el cumplimiento de estos es lo mejor para todos.

10. Utilice una organización de empleadores profesional

Una organización de empleadores profesional (PEO) es un socio de recursos humanos de pequeñas empresas que se encarga de todas las tareas de recursos humanos de gestión de empleados. Una cosa que hacen los PEO es servir como empleador registrado. Esto crea un grupo más grande de empleados que reciben compensación para trabajadores, lo que a menudo reduce las primas de compensación para trabajadores para cada empleador individual.

Los PEO también pueden ayudarlo a:

• Elija una política de compensación de trabajadores
• Diseñar un programa de seguridad
• Gestionar reclamos de indemnización laboral
• Crear una política y un programa de regreso al trabajo

Un PEO puede ser especialmente valioso si tiene empleados que viajan o están ubicados permanentemente en otros estados. Los costos de compensación para trabajadores varían mucho según el estado , al igual que las regulaciones. Un PEO debería poder ayudarlo a manejar esas diferencias.

Conclusión

Si bien no hay forma de evitar la compensación de trabajadores, hay muchas formas de reducir su prima. Reducir la frecuencia y la gravedad de sus reclamos mediante la seguridad en el lugar de trabajo es un buen paso para controlar los costos y, lo que es más importante, mantener a sus empleados libres de lesiones.