Cómo prepararse para las auditorías de compensación de trabajadores en 4 pasos [+ Lista de verificación]

Aseguradoras que emiten pólizas de auditoría de seguros de compensación para trabajadores cuando vencen. Hacen esto porque las primas iniciales generalmente se basan en una estimación de la nómina del asegurado y necesitan la nómina real para cobrar la cantidad correcta. Como resultado, las auditorías de compensación de trabajadores pueden ser estresantes para los dueños de negocios porque pueden terminar debiendo dinero.

Prepararse para una auditoría de compensación de trabajadores es una forma de minimizar su estrés y, aunque no podemos enumerar las reglas específicas para cada transportista, podemos darle una idea general de qué esperar. Los siguientes pasos pueden ayudarlo a prepararse, además, puede descargar una lista de verificación para usar cuando llegue su auditoría.

Descargar lista de verificación

1. Programe la auditoría de compensación de trabajadores

El primer paso es programar su auditoría. Por lo general, su aseguradora le notifica que es hora de realizar una auditoría entre seis y ocho semanas antes de la fecha de vencimiento de su póliza. El tipo de auditoría que debe programar varía según la aseguradora y el estado, pero generalmente hay dos tipos principales:

• Auditoría física: como su nombre indica, una auditoría física es cuando su aseguradora envía un auditor a su empresa para revisar registros, observar operaciones y entrevistar a los empleados. El auditor generalmente tiene alrededor de 30 días para programar, completar y enviar su documentación.
• Auditoría voluntaria: nadie viene a su oficina para una auditoría voluntaria. En cambio, la revisión se realiza por correo y teléfono. La aseguradora le envía un formulario para que lo llene y lo devuelva dentro de un tiempo determinado, a menudo 60 días.

Si debe realizar una auditoría física, prográmela de modo que esté disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener el auditor. De esa manera, puede asegurarse de que el auditor comprenda sus operaciones para que pueda clasificar su negocio con precisión.

Otros tipos de auditorías de compensación de trabajadores

No todas las auditorías de compensación para trabajadores ocurren cuando las políticas están programadas para expirar. Dependiendo de su situación, algunos dueños de negocios pueden tener:

• Auditoría preliminar: su aseguradora puede realizar una auditoría preliminar en el lugar cuando solicita por primera vez un seguro de compensación para trabajadores para determinar su prima inicial. Esto puede ser más complicado de programar si necesita cubrirse rápidamente para cumplir.
• Auditorías provisionales: las aseguradoras pueden requerir una auditoría durante la vigencia de su póliza de compensación de trabajadores, particularmente si ha cambiado de operaciones. Además, los empleadores pueden solicitar auditorías provisionales si desean pagar la compensación de los trabajadores cada trimestre. Las auditorías provisionales generalmente se realizan por correo.

Para ambos tipos de auditorías, aún debe recibir algún tipo de notificación de su aseguradora para que pueda reservar tiempo para la auditoría.

2. Reúna sus registros

Los costos del seguro de compensación para trabajadores se basan en su nómina, riesgo e historial de reclamos, por lo que el auditor necesita información sobre cada uno de estos aspectos. Por lo general, las notificaciones de auditoría detallan los documentos que el auditor puede usar para verificar la información. Esta lista puede ser específica del transportista, pero muchas aseguradoras quieren algunos o todos los documentos que se mencionan a continuación.

Información general

• Descripción de las operaciones de la empresa
• Descripciones de trabajo para cada empleado
• Número de empleados en cada ubicación
• Nombres y títulos de propietarios / funcionarios
• Descripción del trabajo realizado por contratistas y subcontratistas

Registros de nómina

• Libro de contabilidad
• Diario de nómina o registro
• Chequera comercial
• Anexo C de ganancias y pérdidas de negocios federales (formulario 1040) *
• Declaración de impuestos trimestral del empleador federal (formulario 941)
• Declaración de impuestos anual del empleador federal (formulario 944)
• Declaración de impuestos de desempleo anual del empleador federal (FUTA) (formulario 940)
• Transmisiones federales 1099, W-2 y W-3
• Informes estatales de impuestos del seguro de desempleo (los formularios varían según el estado)
• Tarjetas de tiempo o número de horas, días y semanas trabajadas anualmente
• Registros de nómina de horas extraordinarias

* Para particulares y propietarios únicos

Registros de desembolsos de efectivo

• Pagos realizados a subcontratistas
• Pagos hechos a contratistas independientes
• Pagos hechos a trabajadores eventuales
• Recibos de materiales comprados

Registros de seguros

• Certificados de seguro de subcontratistas
• Hoja de trabajo de modificación de la experiencia empresarial

Qué se incluye en la nómina

Su nómina, también conocida como remuneración, es el punto de partida para la prima de compensación de los trabajadores, por lo que desea obtener ese número cuando se prepara para una auditoría. Sin embargo, no siempre está claro qué cuenta como nómina. Cada estado tiene su propia definición pero, en general, la remuneración incluye:

• Salarios y salarios brutos
• Comisiones totales
• Bonificaciones
• Pagar horas extras, feriados, vacaciones y días de enfermedad
• Contribuciones de los empleados a 401 (k), planes de ahorro y cuentas de jubilación individuales (IRA)
• Pagos basados ​​en algo diferente al tiempo trabajado
• Pagos que realiza que de otro modo serían responsabilidad del empleado, como el Seguro Social
• Pagos o bonificaciones por herramientas manuales o eléctricas que los empleados usan para trabajar
• Alojamiento y comidas incluidos como parte del pago de un empleado.

Qué se excluye de la nómina

Por el contrario, los cheques de pago de los empleados pueden incluir pagos que generalmente no se cuentan como nómina en los cálculos de la prima de compensación para trabajadores. Por ejemplo, muchos estados excluyen:

• Propinas y gratificaciones
• Pagos del empleador al seguro grupal
• La indemnización por despido
• Gastos comerciales reembolsados
• Recompensas especiales por invención o descubrimiento individual
• Pago por servicio militar activo
• Subsidios uniformes
• Descuentos para empleados en bienes y servicios

Asegúrese de identificarlos al auditor, para que no se incluyan inadvertidamente en su nómina total.

¿Están todos los sueldos incluidos en una auditoría de compensación para trabajadores?

En general, los propietarios de negocios no tienen que tener un seguro de compensación para trabajadores por sí mismos, por lo que sus salarios no se consideran durante una auditoría de compensación para trabajadores. Sin embargo, algunos estados les dan a los propietarios únicos, funcionarios corporativos, socios y miembros de sociedades de responsabilidad limitada (LLC) la opción de obtener cobertura. Cuando lo hacen, sus salarios se tratan de manera diferente porque su salario es a menudo significativamente mayor que el de los empleados regulares.

La mayoría de los estados establecen un salario anual para propietarios únicos y socios que es diferente de sus salarios regulares. De manera similar, los funcionarios corporativos que optan por la compensación de trabajadores reciben un salario semanal que se encuentra entre un salario máximo y mínimo determinado por el estado. Los miembros de LLC obtienen uno u otro, según las reglas de compensación para trabajadores del estado .

3. Actualice sus descripciones de trabajo

El riesgo que enfrentan sus empleados en sus trabajos es otra parte del cálculo de los costos de compensación de sus trabajadores para que el auditor investigue los deberes de todos y las operaciones generales de su negocio. Esto puede implicar revisar las descripciones de trabajo que ya tiene, o podría significar completar un formulario que enumere lo que hace cada empleado. De cualquier manera, debe tener una sólida comprensión de lo que hacen las personas que trabajan para usted. Una buena manera de lograrlo es actualizar las descripciones de sus funciones o crearlas si aún no lo ha hecho.

Por qué son importantes las descripciones de puestos en una auditoría de compensación para trabajadores

Es posible que tenga la tentación de omitir este paso, pero las descripciones detalladas del trabajo pueden ser de gran ayuda en una auditoría de compensación de trabajadores. Las descripciones de trabajo precisas ayudan a su auditor a determinar el código de clase gobernante apropiado para su negocio. Ese código de clase tiene una tarifa base correspondiente que se usa en una fórmula para determinar sus costos. Usar el código de clase incorrecto podría significar que está pagando una prima incorrecta.

La fórmula básica para calcular los costos del seguro de compensación para trabajadores se divide en tres números: la tasa asignada a su código de clase, la tasa de modificación de su experiencia y su nómina dividida por $ 100.

Digamos, por ejemplo, que tiene una fábrica de cerveza artesanal en Wisconsin con una nómina de $ 100,000. El auditor asigna a su empresa el código de clase 2121, lo que significa que su tarifa base es de $ 3.11. Para simplificar las cosas, también supongamos que su modificador de experiencia es uno, para que no afecte su tarifa y que no haya otras tarifas o descuentos. Si todo eso es cierto, entonces la compensación de trabajadores cuesta $ 3,110 por año:

Sin embargo, su auditor puede calcular mal su prima si olvida mencionar que también tiene un empleado administrativo (código de clase 8810) que gana $ 40,000 por año. Los empleados administrativos son un ejemplo de clases de excepción estándar. Estas clases no están incluidas en el código de clase gobernante y se clasifican por separado. La tarifa base para su empleado de oficina es de 20 centavos, por lo que el empleado solo cuesta $ 80 para asegurar cada año:

En última instancia, su proyecto de ley de compensación para trabajadores debería verse así:

Cuando califica al empleado de la oficina de manera diferente al resto del personal, los costos generales de su seguro disminuyen. Tener esta información a mano durante su auditoría ayuda al auditor a evaluar su prima con precisión.

4. Revisar el trabajo del auditor

Una vez que se complete su auditoría, revise el trabajo del auditor para asegurarse de que su información coincida con su comprensión de la nómina y las operaciones de su empresa. La información esencial para revisar incluye:

• Datos de nómina: Verifique que su nómina auditada coincida con la nómina de su contador o departamento de contabilidad.
• Clasificación de gobierno: a menos que sus operaciones hayan pasado por una revisión masiva, su clasificación de gobierno debe coincidir con la de su política de compensación de trabajadores original.
• Cualquier clasificación adicional: si su estado lo permite, verifique si se han anotado las clases de excepción estándar. Lo mismo ocurre con las empresas de construcción que pueden utilizar varios códigos de clase para trabajadores individuales.
• Modificador de experiencia: la mayoría de los estados prohíben a las aseguradoras cambiar su tasa de modificación de experiencia durante el plazo de la póliza. Si el auditor cambia el suyo, debe preguntar por qué.

Una vez que revise el trabajo del auditor, firme cualquier papeleo que el auditor requiera para indicar que ha participado y comprende los resultados. Es posible que este paso no esté disponible para usted si completó la auditoría de forma remota, pero su aseguradora debe enviarle un resumen de los hallazgos del auditor. Si esos resultados parecen fuera de lugar, puede solicitar más información a su aseguradora.

Cómo disputar una auditoría de compensación de trabajadores

Si no tiene que pagar ninguna prima adicional, o tal vez incluso recibió un reembolso, puede relajarse hasta la auditoría del próximo año. Sin embargo, su aseguradora podría decidir que pagó muy poco y enviarle una factura. En ese caso, debe emitir un cheque o disputar la auditoría.

Cada transportista tiene sus propias reglas para impugnar una auditoría de compensación para trabajadores. Sin embargo, la mayoría de las aseguradoras esperan que los empleadores presenten una disputa por escrito dentro de un tiempo establecido, por lo que debe comunicarse con su proveedor de inmediato. Lo más probable es que su operador quiera detalles sobre por qué cree que su factura es incorrecta y una estimación de lo que cree que debería ser. No tendrá que pagar la prima adicional mientras su aseguradora evalúa su queja, pero es posible que deba pagar cualquier parte no disputada antes de la fecha de vencimiento de la factura de auditoría.

Errores comunes en las auditorías de compensación laboral

Que se le cobre una prima adicional no significa automáticamente que el auditor haya cometido un error. Las primas de compensación para trabajadores son cosas complicadas, por lo que los errores son bastante comunes. A continuación, se muestran algunos de los errores más comunes:

• Incluir elementos en la nómina que no deberían estar allí
• Usar los códigos de clase incorrectos para los empleados
• Cambiar tu modificador de experiencia
• Cobrar por un subcontratista asegurado
• Incluyendo trabajadores exentos en nómina

Cómo facilitar la auditoría de compensación para trabajadores

Cada empresa que emite seguros de compensación para trabajadores revisa las pólizas al final de sus términos, por lo que no puede evitar una auditoría. Sin embargo, puede facilitar el proceso de auditoría si opta por la compensación para trabajadores de pago por uso .

La compensación para trabajadores de pago por uso es un plan de pago en el que su aseguradora le cobra cada vez que ejecuta la nómina. Esto generalmente requiere que cargue o ingrese su información de nómina en la plataforma de la aseguradora manualmente. Sin embargo, algunas compañías de nómina pueden integrarse con su aseguradora para cargar sus datos y pagar su prima automáticamente.

El gran punto de venta aquí es que un plan de pago por uso significa que la prima de compensación para trabajadores es más precisa. Su aseguradora aún necesita auditar su póliza porque podría haber errores en las clasificaciones o la remuneración, pero los planes de pago por uso generalmente resultan en ajustes de primas más pequeños.

Preguntas frecuentes sobre la auditoría de compensación para trabajadores (FAQ)

El estrés de una auditoría de primas de compensación para trabajadores puede crear preguntas adicionales para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente si esperan evitar una o están preocupados de que se les pida que paguen una prima enorme si la suya ha terminado. Respondemos algunas de esas preguntas a continuación.

¿Estoy obligado a someterme a una auditoría de compensación de trabajadores?

Casi todas las pólizas de seguro de compensación para trabajadores tienen un lenguaje que hace que la auditoría sea un requisito para el titular de la póliza. La póliza creada por el Consejo Nacional de Aseguradoras de Compensación (NCCI), utilizada en la mayoría de los estados, dice que el titular de la póliza debe permitir una auditoría en cualquier momento dentro de los tres años posteriores a la fecha de vencimiento de la póliza.

¿Qué sucede si no cumplo con una auditoría de compensación laboral?

Si elige no cumplir con la solicitud de auditoría de su aseguradora, podría cancelar su prima, lo que puede dificultar la obtención de una póliza más adelante. Además, la ley estatal puede permitir que su aseguradora le imponga una multa (a veces hasta el 300% de la prima original) y envíe su cuenta a cobros. En última instancia, su aseguradora puede demandar para cobrar tanto la factura original como las multas adicionales.

¿Qué pasa si no puedo pagar la factura de auditoría de prima retroactiva?

Las facturas de auditoría de primas son el resultado de la nómina no anticipada durante el transcurso de un año y, por lo general, vencen al recibirlas o dentro de los 30 días. Si la factura es considerable, comuníquese con el departamento de facturación de su compañía de seguros. La mayoría de los proveedores establecerán un plan de pago, a menudo dividiendo la factura en tres pagos. Pregunte al departamento de facturación sus opciones.

Conclusión

Comprender las reglas de auditoría de compensación para trabajadores al prepararse para su revisión anual facilita el proceso y produce resultados más precisos. Al tener archivos de la empresa y datos de nómina bien organizados, el propietario de una pequeña empresa ayuda al auditor a obtener una imagen clara de las operaciones de la empresa y al mismo tiempo minimiza su propio estrés.