Reclamaciones de compensación para trabajadores: ¿Cuáles son las responsabilidades de los empleadores?

Los dueños de negocios a menudo asumen que comprar un seguro es el alcance de las obligaciones de compensación para trabajadores, pero eso es solo el comienzo de lo que deben hacer. En los reclamos de compensación de trabajadores, las responsabilidades de los empleadores incluyen varias acciones ordenadas por el estado que deben realizar. Sin embargo, muchos de estos pasos tienen el beneficio adicional de proteger sus negocios.

Responsabilidades del empleador antes de una reclamación de indemnización laboral

Obtener un seguro de compensación para trabajadores es una parte esencial para proteger su negocio, pero no es su única responsabilidad para con sus empleados. Algunas de las acciones más importantes que puede tomar se producen antes de que ocurra un incidente en su empresa. Estos pasos pueden reducir la probabilidad de que sus empleados sufran lesiones y, al mismo tiempo, asegurarse de que esté preparado si lo hacen.

Mantener un lugar de trabajo seguro

Mantener a los empleados seguros es simplemente una de las mejores prácticas de seguros de compensación para trabajadores para los empleadores, pero también es una obligación legal. La ley federal requiere que los empleadores proporcionen un lugar de trabajo libre de peligros para la seguridad y que cumpla con los estándares creados por la Asociación de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Algunos de los componentes de un lugar de trabajo seguro incluyen:

Examinar periódicamente las condiciones para asegurarse de que cumplan con las normas de OSHA
Proporcionar y mantener herramientas y equipos seguros.
Asegurarse de que los empleados utilicen las herramientas, el equipo y el equipo de seguridad adecuados.
Advertencia a los empleados de peligros potenciales
Establecer procedimientos operativos y capacitar a los empleados en ellos

Si bien esto no es estrictamente un requisito de compensación para trabajadores, es lo suficientemente importante como para incluirlo en esta lista. En primer lugar, nadie quiere que sus empleados sufran daños en el trabajo. Además, las infracciones intencionales y repetidas pueden resultar en multas de entre $ 5,000 y $ 70,000 por cada acto.

Conozca los requisitos de su estado

El seguro de compensación para trabajadores se rige a nivel estatal. Consulte las regulaciones de compensación de trabajadores de su estado . Estos requisitos no solo dictan cuándo debe obtener cobertura, sino que también suelen enumerar las obligaciones para comunicarse con sus empleados y los pasos que debe seguir si un empleado se lesiona o informa un diagnóstico de una enfermedad ocupacional. Dependiendo de su estado, estos pueden incluir:

Publicación de avisos de compensación para trabajadores: casi todos los estados requieren que los dueños de negocios cuelguen carteles de funcionarios que expliquen los derechos y responsabilidades de los trabajadores en las reclamaciones de compensación para trabajadores.
Informar la lesión al estado: sus estados pueden exigirle que presente informes de lesiones ante la junta de compensación de trabajadores; otros simplemente le piden que proporcione el formulario necesario, a menudo llamado Primer Informe de Lesión, al empleado lesionado. En ambos casos, desea hacer esto rápidamente porque casi todos los estados tienen una fecha límite para informar que afecta los beneficios de compensación para trabajadores.
Proporcionar información de contacto de médicos aprobados: es posible que deba tener una lista de médicos aprobados para entregar a un trabajador después de una lesión. Tiene prioridad proporcionar primeros auxilios inmediatos y enviar a un trabajador lesionado a la sala de emergencias.
Mantenimiento de registros de reclamaciones de compensación para trabajadores : algunos estados exigen que los empleadores mantengan archivos sobre las reclamaciones de compensación para trabajadores durante años después de que se presenten. Wisconsin, por ejemplo, recomienda conservar esos archivos hasta por 12 años.

Una nota final: los empleadores tienen prohibido tomar represalias contra los empleados que presenten reclamos de compensación para trabajadores. Si un trabajador lesionado cree que ha sido castigado, despedido o discriminado, puede demandar en la mayoría de los estados. Además, no tiene que demostrar que su lesión fue la única razón por la que fue castigado; por lo general, solo tiene que demostrar que fue un factor significativo.

Capacite a sus empleados

Una vez que comprenda sus responsabilidades en las reclamaciones de compensación de trabajadores, querrá asegurarse de que sus empleados también sepan qué hacer. Desea asegurarse de que sepan qué pasos tomar si no está disponible, como:

Prevención de accidentes siguiendo procedimientos de seguridad
Informar violaciones de los procedimientos de seguridad
Proporcionar primeros auxilios inmediatos cuando sea apropiado
Informarle a usted, a un supervisor o al representante de recursos humanos (RR.HH.) sobre lesiones

Los pasos específicos que desea que tomen sus empleados también deben anotarse en un manual del empleado o en un manual de procedimientos.

Responsabilidades del empleador durante una reclamación de indemnización laboral

Una de las razones por las que es esencial tomar medidas antes de enfrentar un reclamo de compensación para trabajadores es porque desea que todo esté listo para funcionar en caso de que un empleado sufra un accidente. De esa manera, sabrá qué pasos tomar y qué formularios entregar en lo que puede ser una situación estresante.

Brindar atención médica inmediata

Dar primeros auxilios a un empleado lesionado probablemente sea instinto, pero, en caso de que la ley federal requiera que los empleadores tengan una enfermería, clínica u hospital "cerca del lugar de trabajo". Si eso no es factible, los empleadores deben capacitar a alguien en el lugar de trabajo en primeros auxilios. Incluso con ese mandato, muchos estados enumeran la prestación de atención inmediata como una de las responsabilidades del empleador.

Tenga en cuenta: Si vive en un estado donde los empleados tienen que acudir a médicos específicos por lesiones relacionadas con el trabajo, primero trate la emergencia.

Informe lesiones o enfermedades a su aseguradora

Además de enviar un informe a la junta estatal, o al menos ayudar a su empleado con eso, también debe informar a su compañía de seguros que ha habido un accidente. Algunos estados requieren que avise a su transportista y luego le exigen que informe el incidente a la junta de compensación de trabajadores.

De cualquier manera, es una buena idea informar a su aseguradora incluso los accidentes menores. Las lesiones que no parecen ser un gran problema pueden empeorar con el tiempo, además, la notificación rápida facilita que el ajustador de reclamos de su aseguradora investigue el incidente. Por estas razones, muchas políticas de compensación para trabajadores requieren informes inmediatos.

Coopere con los investigadores

Después de presentar un reclamo de compensación para trabajadores, lo más probable es que su aseguradora envíe un ajustador de reclamos para investigar el incidente, a veces dentro de las 24 horas. Los términos de su póliza incluyen cooperar con el ajustador, quien puede pedirle al trabajador lesionado:

Archivo personal
Historial de nómina
Hoja de horas

El ajustador probablemente querrá entrevistar a las personas que estaban en la escena y revisar su copia del informe del incidente.

La otra cara de la moneda es que el abogado de su empleado puede comunicarse con usted. Las personas suelen tener una de dos reacciones a esto. O se enojan y toman represalias castigando al empleado, o quieren ayudar y cumplir con las solicitudes. Tampoco es la respuesta adecuada. En su lugar, pida al abogado que hable con su compañía de seguros y le cuente a su compañía o su abogado sobre la conversación.

Informe cualquier sospecha de fraude

El fraude de compensación para trabajadores es una industria de un millón de dólares en los Estados Unidos, y todos los empleadores sienten el impacto cuando las aseguradoras aumentan sus tarifas para compensar sus pérdidas. Para ayudar a reducir el efecto, los estados generalmente requieren que los empleadores reporten casos de sospecha de fraude.

Las señales de alerta para el fraude de compensación laboral incluyen:

Historias contradictorias: es posible que los testigos no vean un evento de la misma manera, pero si las historias no parecen coincidir, es posible que desee investigar un poco más.
Sin testigos: las lesiones pueden ocurrir cuando no hay nadie cerca, pero vale la pena hacer algunas preguntas más para asegurarse de que el empleado diga la verdad.
Informes lentos: sospeche de las lesiones que supuestamente ocurrieron un viernes por la tarde pero no se informaron hasta el lunes por la mañana. Puede ser una señal de que el empleado sufrió la lesión en algún lugar que no sea el trabajo o pasó el fin de semana tramando su plan.
Historias incompletas: eche un segundo vistazo a un empleado que ha presentado reclamaciones de compensación de trabajadores anteriores, así como a cualquiera que pueda estar enfrentando el despido.
Empleados difíciles de contactar: si se supone que un trabajador se está recuperando en casa, pero no puede localizarlo, es posible que tenga un estafador en sus manos.

Cada estado tiene su propio método para manejar las denuncias de fraude de compensación para trabajadores. Puede comenzar visitando el sitio web de la junta de compensación para trabajadores de su estado. Debe tener instrucciones para reportar reclamos fraudulentos.

Consulte con su empleado

Si bien la comunicación regular con su empleado lesionado no es una obligación legal, puede ser una buena idea para su negocio. Como mínimo, desea que el empleado sepa:

Presentó la documentación correspondiente
Cualquier paso que deba tomar con el estado
Cuándo puede esperar escuchar de su aseguradora sobre el reemplazo de salario
Te preocupa su bienestar

Desea estar al tanto de su progreso para saber cuándo podría regresar al trabajo y qué adaptaciones podría necesitar para poder prepararse.

Mantener abiertas las líneas de comunicación puede tener un impacto positivo en la relación empleador-empleado y reducir la probabilidad de herir sentimientos que conduzcan a demandas. Sin embargo, si su empleado ya ha contratado a un abogado, es posible que desee consultar con el abogado de su proveedor antes de comunicarse con su empleado.

Cree un plan de regreso al trabajo

Casi todos los estados requieren que los empleadores brinden a los empleados que se están recuperando de una lesión laboral la oportunidad de regresar. A menudo, eso comienza ofreciendo tareas livianas, como hacer un inventario, supervisar los lugares de trabajo o monitorear las cámaras de vigilancia. Otras opciones pueden modificar sus funciones o espacio de trabajo para adaptarse a sus habilidades cambiadas. Por ejemplo, puede limitar el levantamiento de objetos pesados o proporcionar muebles de oficina ergonómicos para asegurarse de que puedan completar su trabajo.

Hacer que los empleados lesionados vuelvan al trabajo es increíblemente importante para las pequeñas empresas. Imagine el costo de reclutar, contratar y capacitar a alguien para reemplazarlo. Ese costo ni siquiera toma en consideración el conocimiento y la habilidad que pierde si no regresa.

Conclusión

Las obligaciones del empleador de compensación para trabajadores van mucho más allá de la compra de cobertura. Depende de usted mantener seguros a los empleados, brindarles a los trabajadores lesionados la información necesaria y ayudarlos a regresar al trabajo lo antes posible. Hacer esto no solo es bueno para la moral de la empresa, sino que también protege a su empresa de multas y demandas.