Seguro de compensación para trabajadores de Ohio: reglas y cobertura

El seguro de compensación para trabajadores paga los gastos médicos y los salarios perdidos cuando los empleados se lesionan durante el trabajo. En Ohio, el seguro de compensación para trabajadores solo se puede comprar a través de la Oficina de Compensación para Trabajadores, no a través de aseguradoras privadas. Las tarifas varían según la nómina, las descripciones del trabajo y el historial de reclamos, pero hay una tarifa de solicitud de $ 120.

Aunque Ohio es un estado donde la compra de proveedores de seguros de compensación para trabajadores no es una opción, ya que los operadores privados no los venden, los propietarios de pequeñas empresas deben saber cómo funcionan las pólizas, cómo se determinan las primas y cómo presentar reclamos. . No conocer las reglas no es excusa para no seguirlas, y todos los propietarios de negocios deben tomarse el tiempo para implementar las políticas de compensación de trabajadores adecuadas.

Qué es el seguro de compensación para trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores es un tipo de póliza de seguro que paga los gastos de los empleados lesionados en el trabajo. Los gastos cubiertos generalmente incluyen atención de emergencia, gastos médicos, costos de rehabilitación y salarios. El estado gobierna la cobertura, por lo que las regulaciones varían bastante. Un estado, Texas, no requiere que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores. Muchos otros exigen cobertura para la mayoría de los propietarios de negocios en el momento en que contratan incluso a un solo empleado a tiempo parcial.

Cuando un empleado se lesiona durante el desempeño de sus funciones laborales, los empleadores deben presentar una reclamación que pague los beneficios hasta que el empleado pueda regresar al trabajo o se considere que está parcial o totalmente discapacitado. La compensación para trabajadores paga estos beneficios y también puede pagar para volver a capacitar a un empleado discapacitado para un nuevo tipo de trabajo que pueda realizar.

Ohio es un estado monopolista de seguros de compensación para trabajadores

A diferencia de los estados donde las compañías de seguros de compensación para trabajadores privados brindan cobertura, Ohio es monopolista. Todo el seguro de compensación para trabajadores en Ohio está controlado por la Oficina de Compensación para Trabajadores (BWC) . La BWC es responsable de proporcionar seguros, supervisar la administración de reclamaciones y ocuparse de las disputas.

Ohio BWC cubre aproximadamente dos tercios de los empleadores en el estado, mientras que el otro tercio se autoasegura. El autoseguro es cuando una empresa no compra un seguro a una compañía de seguros o, en el caso de Ohio, a un fondo estatal, sino que reserva fondos para posibles reclamaciones. La ley de Ohio establece requisitos para el autoseguro , y la BWC aún supervisa todos los reclamos de las empresas autoaseguradas en el estado.

Cómo obtener un seguro de compensación para trabajadores de Ohio

La compra de un seguro de compensación para trabajadores de Ohio comienza con una solicitud descargable obtenida en la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio. Pagará una tarifa de solicitud no reembolsable de $ 120 y la cobertura depende de la recepción del primer pago a plazos una vez completada la solicitud.

La información requerida para completar el formulario incluye:

• Dirección comercial principal : donde la empresa mantiene su dirección principal registrada para operaciones y administración
• Ubicaciones comerciales adicionales de Ohio : otras ubicaciones que los empleados utilizan regularmente para ventas, operaciones y administración dentro del estado de Ohio
• Información de contacto : persona a cargo de toda la correspondencia para la política de compensación laboral de la empresa
• Cobertura del hogar doméstico : los empleados domésticos a tiempo parcial, como cocineros o limpiadores de casas que ganan menos de $ 160 por trimestre, están exentos.
• Información de la entidad comercial : el tipo de empresa en la que el empleador está registrado en el estado de Ohio (es decir, propietario único, corporación, sociedad o compañía de responsabilidad limitada)
• Opciones de cobertura electiva : los propietarios y socios pueden elegir la cobertura, pero no están obligados a estar cubiertos
• Descripción de las operaciones comerciales : el tipo de negocio que normalmente realiza la empresa y si existe un alto riesgo de lesiones relacionadas con la maquinaria pesada
• Declaraciones de fuera del estado : enumere las políticas que cubren cualquier trabajo de los empleados fuera del estado; puede ser para empleadores dentro del estado que tienen empleados fuera del estado o empresas fuera del estado con empleados en Ohio
• Plan de pago en cuotas : las primas anuales superiores a $ 120 se pueden pagar en un acuerdo de pago a plazos hasta por 12 meses
• Estimaciones de nómina : proporciona a BWC estimaciones de la nómina de los empleados para determinar el monto de la prima según la clasificación laboral por cada $ 100 de nómina

El BWS no puede procesar solicitudes incompletas, así que asegúrese de completar cada sección y firmar la solicitud. Si no completa el formulario en su totalidad, se le denegará la cobertura y se perderá la tarifa de solicitud de $ 120, además tendrá que completar una nueva solicitud para obtener cobertura.

Lo que cubre el seguro de compensación para trabajadores de Ohio

El seguro de compensación para trabajadores en Ohio cubre todos los aspectos de un empleado lesionado que recibe la atención médica que necesita, los ingresos que se pierden mientras se recupera y la capacitación que necesitan para volver al trabajo. Si un empleado muere como resultado de una lesión laboral, Ohio también tiene beneficios definidos para los sobrevivientes.

La cobertura del seguro de compensación para trabajadores de Ohio incluye:

• Beneficios médicos : incluye gastos médicos autorizados, razonables y necesarios para tratar a un empleado lesionado en el trabajo
• Salarios perdidos : paga hasta el 72% del salario semanal promedio de un empleado (AWW) con la ley de Ohio que limita la cantidad a $ 950 por semana durante un máximo de 12 semanas para los empleados que no reciben beneficios del Seguro Social y $ 633.33 para los empleados
• Rehabilitación vocacional : vuelve a capacitar a los empleados que no pueden regresar a su trabajo normal y les ayuda a encontrar un lugar en un nuevo campo
• El kilometraje de reembolso : Reembolsa el kilometraje para la atención médica que requiere desplazamientos de más de 45 millas de ida y vuelta, así como comidas y alojamiento para posibles circunstancias a largo plazo
• Pagos por discapacidad : se activa una vez que el empleado ha alcanzado la mejoría médica máxima por lesiones y paga pagos por discapacidad parcial o total por el resto de la vida del empleado.
• Mantenimiento vital: ayuda a los empleados lesionados inscritos en planes de rehabilitación vocacional con beneficios de hasta el 50% del salario semanal promedio
• Beneficios para sobrevivientes : paga a los miembros de la familia un mínimo de $ 475 y un máximo de $ 950 en beneficios semanales para los empleados que han muerto por lesiones en el lugar de trabajo.
• Gastos funerarios : proporciona hasta $ 5,500 en gastos funerarios y de entierro para los empleados que han fallecido como resultado de accidentes laborales.

El seguro de compensación para trabajadores en Ohio no cubre el dolor y sufrimiento de los empleados. Además, si un empleado presenta una reclamación de seguro , no puede presentar una demanda. La presentación de una demanda es relevante cuando la negligencia grave del empleador juega un papel en la lesión.

La responsabilidad del empleador en el caso de una lesión en el lugar de trabajo no está cubierta a menos que se compre un endoso. Los propietarios de pequeñas empresas que tienen empleados que viajan o trabajan fuera del estado pueden necesitar además comprar un seguro temporal para las lesiones cubiertas fuera de los límites estatales.

Seguro de compensación para trabajadores de Ohio para empleados de fuera del estado

Los empleadores con empleados que trabajan fuera del estado deben comprender las reglas extraterritoriales no solo para Ohio sino también para el estado en el que los empleados están trabajando (y potencialmente lesionados). Si no se proporciona reciprocidad, los empleadores deben obtener cobertura.

La cobertura de Ohio BWC está reconocida por reglas de reciprocidad limitada que incluyen:

• Indiana : reconoce el seguro con cobertura extraterritorial
• Virginia Occidental : brinda cobertura durante 30 días calendario en un año calendario completo de 365 días
• Arizona : ofrece cobertura por hasta 90 días continuos
• California : ofrece cobertura por hasta 90 días continuos
• Florida : brinda cobertura por hasta 10 días continuos, pero no más de 25 días en un año calendario (sin reciprocidad para la industria de la construcción)
• Georgia : cubre a los trabajadores de la industria de la construcción hasta por 90 días continuos
• Luisiana : reconoce el seguro con cobertura extraterritorial
• Maine : brinda cobertura extendida durante cinco días consecutivos, 10 días en un período de 30 días y 30 días en un período de 360 ​​días

Costos del seguro de compensación para trabajadores de Ohio

Cuando se trata de seguros de compensación para trabajadores, Ohio no ofrece un mercado competitivo como la mayoría de los otros estados. Esta estructura monopolística significa que la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio controla los costos. Sin embargo, Ohio usa la ecuación estándar de compensación para trabajadores donde la nómina por $ 100 se multiplica por la tarifa asignada a los códigos de clasificación de trabajo y un factor de modificación de experiencia que representa el historial de reclamos.

La fórmula para determinar las tarifas del seguro de compensación para trabajadores es:

Prima = nómina por $ 100 x tasa de código de clasificación x calificación de modificación de experiencia

Las pequeñas empresas nuevas que contratan empleados por primera vez suelen tener una "calificación básica", lo que significa que sus primas se basan únicamente en la nómina y la clasificación del trabajo. El historial de reclamaciones no es un factor porque no hay ninguno. Una vez que una empresa tiene algunos años de experiencia como empleador, el estado determina el factor de modificación de la experiencia y la prima de la empresa se convierte en "calificación de experiencia".

Ejemplos de tarifas de compensación para trabajadores de Ohio

La Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio asigna a cada clase de trabajo una tasa de pérdida esperada (ELR) basada en el porcentaje de trabajadores en cada clase de trabajo que BWS espera presentar un reclamo. Si el BWS espera que el 50% de los trabajadores en una clase de trabajo tengan un reclamo, entonces su ELR es la mitad de la tasa de la clase. (Tasa de clase de muestra: $ 1.00 con 50% de pérdidas esperadas resulta en un ELR de 50 centavos).

Las empresas con reclamos por encima del ELR pueden ver un aumento de las primas según la tasa de modificación de la experiencia que se encuentra en la ecuación de la prima de compensación para trabajadores.

Ejemplo de costo de compensación para trabajadores de Ohio

Considere una pequeña empresa de instalación de HVAC de Cleveland con 10 empleados. Tenga en cuenta que los propietarios están exentos a menos que elijan la cobertura (para nuestro ejemplo, eligen la exención). El desglose de empleados es un empleado de oficina (código de clase: 8810) que gana $ 35,000 por año, un representante de ventas externo (código de clase: 8742) que gana $ 50,000 al año y un equipo de instaladores (código de clase: 5537) con la nómina total de la tripulación en $ 300,000.

La prima del seguro de compensación laboral inicial para este negocio sería:

Este ejemplo ilustra claramente lo importante que es asignar la clase de trabajo correcta al puesto real de cada empleado. La tripulación se encuentra en la categoría de riesgo más alto y representa la mayor parte de la nómina anual, por lo que es más costoso asegurarlo. Imagínese si la mitad de esos empleados clasificados como instaladores fueran realmente representantes de servicio al cliente que pudieran estar asegurados a una tarifa mucho más baja. El empleador estaría pagando de más por el seguro de compensación para trabajadores.

Requisitos de auditoría de compensación de trabajadores

La Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio requiere una auditoría anual de primas, llamada Payroll True-Up . Esta es una evaluación estándar de la nómina y las clasificaciones de puestos que se enumeran en cada póliza. La compensación para trabajadores siempre se paga por adelantado según las estimaciones de la nómina y los deberes laborales de los empleados. La auditoría concilia la nómina y confirma qué hacen los empleados como tareas laborales habituales.

Los pagos insuficientes en la prima dan como resultado una factura a la pequeña empresa, mientras que los pagos en exceso durante el año generan un reembolso. La auditoría no solo concilia las primas de los 12 meses anteriores, sino que el comisionado de seguros del estado también utiliza los resultados para determinar la prima de renovación. Los propietarios de pequeñas empresas deben completar el proceso de True-Up de nómina incluso si su nómina se ha reducido a cero.

Consejo profesional: las empresas que tienen un aumento significativo en la nómina durante el año pueden llamar a la BWC para actualizar la nómina. Esto evita una factura de auditoría de prima enorme al final del período de la póliza.

Programas de reducción de costos de compensación para trabajadores de Ohio

Ohio BWC ofrece a los empleadores formas de reducir costos a través de varios programas de seguridad y protocolos de asunción de riesgos. Si bien no todos los empleadores califican para todos los programas de ahorro, vale la pena revisarlos para ahorrar dinero.

Los programas de reducción de costos ofrecidos por Ohio BWC incluyen:

• Grow Ohio Incentive: reduce la prima en un 25% para los empleadores que contratan a los primeros empleados y ofrece la opción de solicitar la calificación de experiencia grupal
• Bono de trabajo de transición: solicite fondos de subvención para ayudar a desarrollar un programa de trabajo de transición personalizado
• Reembolso del consejo de seguridad: obtiene un reembolso del 4% cuando los empleadores participan activamente en su consejo de seguridad local
• Calificación individual retrospectiva: proporciona una posible reducción de la prima cuando los empleadores asumen parte del riesgo
• Programa One Claim: Ofrece un 20% de descuento de la tarifa base cuando los empleadores son eliminados de una calificación de experiencia grupal

La guía de compatibilidad de programas para empleadores ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a determinar qué programas son elegibles para recibir.

Leyes de seguros de compensación para trabajadores de Ohio

Las leyes de compensación para trabajadores de Ohio exigen que un empleador tenga cobertura en el momento en que comienza el primer empleado. Hay algunas excepciones a esta regla. Los propietarios de viviendas con empleados domésticos que ganen menos de $ 160 por trimestre no tienen que comprar un seguro de compensación para trabajadores. Los voluntarios tampoco están sujetos a las reglas de compensación para trabajadores.

Hay una tarifa de solicitud no reembolsable de $ 120 que se utiliza para procesar los formularios, pero la cobertura depende de la recepción oportuna del primer pago, ya sea en cuotas o en su totalidad. Ohio permite que las empresas calificadas se autoaseguren en lugar de obtener una póliza a través de la Oficina de Compensación para Trabajadores.

Requisitos del seguro de compensación para trabajadores de Ohio

La compensación para trabajadores se rige por los mismos tipos de prácticas de notificación que otros avisos de recursos humanos para propietarios de pequeñas empresas. Se requiere que los empleadores publiquen avisos a los empleados en un lugar público y visible para que comprendan sus derechos y los del empleador bajo diversas leyes laborales.

Las regulaciones para colocar carteles de compensación para trabajadores de Ohio incluyen:

• Colocar carteles en un lugar donde los empleados se reúnan regularmente, como el comedor o el pasillo del baño.
• Listando el nombre y número de la Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio
• Enumerar los requisitos básicos sobre cómo informar un reclamo, incluido el marco de tiempo y la información requerida
• Declarar prácticas no discriminatorias para los empleados lesionados en el trabajo
• Proporcionar la información de contacto del empleador y el número de póliza para que los reclamos se puedan presentar de manera oportuna.

Los carteles se pueden pedir a través de la división de Servicio al Cliente de la Oficina de Compensación para Trabajadores llamando al 800-644-6292.

Fechas límite para las sanciones del seguro de compensación para trabajadores de Ohio

Las leyes de Ohio requieren que todos los empleadores mantengan un seguro de compensación para trabajadores y paguen las primas a la Oficina de Compensación para Trabajadores de manera oportuna. Se pueden tomar acciones financieras y legales para los empleadores que no cumplan con estas leyes. Los propietarios de pequeñas empresas tienen 60 días para cumplir y pagar las facturas de compensación para trabajadores.

Las acciones de las pequeñas empresas en incumplimiento están sujetas a sanciones que incluyen las siguientes:

• Cancelación y caducidad de la cobertura de compensación para trabajadores
• Pague $ 1,000 o la evaluación de la obligación de la prima, lo que sea mayor
• Estar sujeto a un gravamen sobre bienes inmuebles o activos comerciales por los tribunales estatales a través de la oficina del registrador del condado

Un negocio de Ohio que no presenta una queja está sujeto a demandas, y posiblemente pague más que el monto real del reclamo si un empleado se lesiona cuando no existe una cobertura efectiva.

Autoseguro de compensación para trabajadores de Ohio

Si un empleador puede cumplir con los requisitos del autoseguro de compensación para trabajadores de Ohio , tiene la opción de comprar una póliza o autoasegurarse. El autoseguro significa que el empleador tiene los recursos financieros para pagar las reclamaciones y tiene un administrador externo autorizado (TPA) para administrar las reclamaciones contra la póliza.

Los requisitos para el autoseguro de compensación para trabajadores de Ohio incluyen:

• Experiencia en fondos de seguros del estado de Ohio : se requiere obtener un mínimo de dos años de experiencia en seguros de compensación para trabajadores dentro de Ohio
• Estabilidad financiera : envíe una garantía al Departamento de Seguros de Ohio y proporcione evidencia de al menos cinco años de estabilidad financiera a través de los registros de la empresa
• Capacidad de administración : contrate a un administrador interno o contrate con un TPA autorizado para asegurarse de que las pólizas y los reclamos sigan todas las reglas y se presenten a tiempo.
• Cuentas de instituciones financieras adecuadas : abra y mantenga una cuenta bancaria en una institución financiera de Ohio o esté dispuesto a retirar cheques de compensación de las cuentas utilizadas para la nómina.
• Plan de salud calificado (QHP) : debe tener un QHP certificado por BWC o un plan de administración médica para los empleados.

Cómo presentar una reclamación de seguro de compensación para trabajadores de Ohio

Presentar una reclamación de seguro de compensación para trabajadores de Ohio correctamente ayuda a acelerar el procesamiento y mantiene a los empleadores en cumplimiento. Cuando un empleado se lesiona, el empleador, el empleado lesionado o el proveedor médico deben completar un formulario de Primer Informe de Lesión, Enfermedad Ocupacional o Muerte (FROI). Los empleadores con una cuenta electrónica BWC pueden completar esto en línea.

Como empleador, necesitará lo siguiente para completar el formulario:

• Nombre, fecha de nacimiento y número de seguro social del empleado
• Información de contacto del empleado
• Título de trabajo del empleado
• Género del empleado
• Fecha y descripción del accidente
• Descripción de la lesión
• Lugar del accidente
• Fecha de contratación del empleado
• Fecha en que el empleado informó la lesión al empleador
• Número de póliza

El empleado lesionado deberá completar un formulario de Autorización para divulgar información médica (C-101) para ingresar el diagnóstico y procesar el reclamo. Los empleadores y los empleados pueden ir al portal para ver el estado de la reclamación. Las apelaciones deben presentarse dentro de los 14 días posteriores a la recepción de la orden de decisión completando un Aviso de apelación (IC-12) .

Consejos para obtener un seguro de compensación para trabajadores de Ohio

Aquí hay tres consejos sobre cómo facilitar el transporte del seguro de compensación para trabajadores de Ohio:

Prepare todos los documentos requeridos

La tarifa de solicitud del Fondo de Seguros del Estado de Ohio de $ 120 no es reembolsable y las solicitudes no se pueden procesar y aprobar si no tiene la información correcta. Asegúrese de tener ubicaciones comerciales, estructura corporativa, descripciones de los puestos de los empleados y datos de la nómina al completar la solicitud.

Empiece antes de contratar

Debe tener un seguro de compensación para trabajadores en vigor cuando comience su primer empleado. No espere hasta el día antes de que estén trabajando para comenzar el proceso de solicitud. Las solicitudes pueden tardar varios días en procesarse (semanas si hay preguntas o el rechazo por una solicitud incompleta) puede causar retrasos en las operaciones comerciales con los nuevos empleados.

Escriba claramente descripciones de trabajos

Las descripciones de puestos son una buena práctica para los empleadores porque mantienen a los empleados responsables de sus tareas remuneradas. Cuando se trata de compensación para trabajadores, una descripción de trabajo claramente escrita ayuda al asegurador a comprender mejor lo que hacen los empleados de manera regular para que puedan calificar adecuadamente el riesgo y asegurarse de que la prima sea precisa.

Preguntas frecuentes sobre compensación para trabajadores de Ohio (FAQ)

Comprar un seguro de compensación para trabajadores de Ohio es bastante sencillo, ya que las compañías privadas no pueden ofrecer estas pólizas dentro del estado. Sin embargo, es posible que tenga preguntas sobre los términos y regulaciones. A continuación se encuentran las preguntas más comunes.

¿Qué es una reclamación BWC?

La Oficina de Compensación para Trabajadores de Ohio (BWC) es la entidad reguladora que procesa y administra todos los reclamos de compensación para trabajadores en el estado. A cada reclamo se le asigna un número BWC para que los dueños de negocios y los empleados tengan acceso a toda la información actual del reclamo. Los proveedores médicos y las empresas de formación profesional necesitan el número de reclamación de la BWC para procesar correctamente los beneficios.

¿Cómo funciona la compensación para trabajadores en Ohio?

Los reclamos de compensación para trabajadores presentados en Ohio pagan beneficios médicos en nombre del empleado lesionado y proporcionan hasta el 72% del salario semanal promedio durante las primeras 12 semanas de la lesión. Los beneficios luego caen al 66% del salario semanal promedio del empleado hasta que el empleado sea rehabilitado, reentrenado o se determine que tiene una discapacidad permanente.

¿Es Ohio un estado de compensación laboral monopolista?

Todos los empleadores residentes en Ohio deben comprar un seguro de compensación para trabajadores directamente del estado. Como estado monopolista, las únicas políticas de transportista privado que están permitidas son para empresas que tienen operaciones que se extienden más allá de las fronteras estatales.

Conclusión

Si tiene uno o más empleados trabajando en el estado de Ohio, deberá comprar la compensación para trabajadores de la Oficina de Compensación para Trabajadores. Implemente un protocolo de seguridad en la oficina para reducir los reclamos y mantener bajas las primas.

Si tiene empleados que trabajan fuera del estado, es posible que deba obtener cobertura fuera del programa de seguro de la BWC. Hartford es una aerolínea nacional que trabaja en estados donde se permite la cobertura privada. Obtenga una cotización rápida y sin compromiso hoy.