Seguro de compensación para trabajadores de Washington: leyes, reglas y más

En la mayoría de los estados se requiere el seguro de compensación para trabajadores para pagar las facturas médicas de los empleados y el reemplazo de salario después de una lesión o enfermedad en el lugar de trabajo. En Washington, se requiere un seguro de compensación para trabajadores para todos los empleadores con uno o más empleados. Washington es único porque es un estado monopolista, lo que significa que los empleadores deben comprar cobertura a través del fondo estatal.

Qué es el seguro de compensación para trabajadores

El seguro de compensación para trabajadores cubre a los empleados que experimentan una lesión relacionada con el trabajo o una enfermedad ocupacional durante el desempeño de sus funciones habituales. Las pólizas pagan los gastos médicos incurridos por lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo y también cubren una parte del salario semanal del empleado a medida que se recuperan. También pueden cubrir los gastos funerarios y los beneficios por fallecimiento.

La compensación de trabajadores varía según el estado , pero la mayoría de los estados requieren que los empleados renuncien a su derecho de demandar a los empleadores por daños, excepto en circunstancias extremas. Si un empleado presenta una demanda civil, la mayoría de los seguros de compensación para trabajadores generalmente incluyen la cobertura de responsabilidad del empleador para pagar su defensa legal y posibles acuerdos por discapacidad.

El seguro de compensación laboral de Washington es monopolista

El seguro de compensación para trabajadores del estado de Washington es monopolístico, lo que significa que los dueños de negocios solo pueden comprar cobertura del fondo estatal. En el estado de Washington, la compensación para trabajadores se administra a través del Departamento de Labor e Industrias del estado de Washington (L&I) . L&I administra todos los reclamos y paga los beneficios de un grupo de seguros llamado Fondo del Estado de Washington.

El Fondo del Estado de Washington obtiene sus ingresos únicamente de las primas pagadas por usted y sus empleados, y no recibe dinero de los ingresos fiscales generales. Cada empresa en el estado de Washington debe tener una licencia comercial y una cuenta con L&I para comprar cobertura de compensación para trabajadores a través del fondo. L&I utiliza su propio sistema de clasificación de trabajos para determinar las tasas de cobertura.

Autoseguro de compensación para trabajadores del estado de Washington

Los dueños de negocios de Washington pueden optar por autoasegurarse si están aprobados y certificados por L&I. Los empleadores pueden calificar para el autoseguro si demuestran que son financieramente estables y tienen programas administrativos y de seguridad eficaces. Los empleadores autoasegurados asumen todos los riesgos y costos de la cobertura de compensación para trabajadores.

Si un empleador opta por autoasegurarse, debe cumplir con cuatro criterios:

Estar en el negocio durante al menos tres años.
Demuestre que tiene al menos $ 25 millones en activos.
Desarrollar un programa de prevención de accidentes eficaz
Establecer una organización administrativa

Las empresas autoaseguradas también deben administrar todos los aspectos de las reclamaciones de compensación para trabajadores, incluida la autorización de beneficios y el pago de todos los beneficios con fondos de la empresa. Los informes y el mantenimiento de registros de los empleadores autoasegurados varían de los de los empleadores cubiertos por L&I.

Cómo obtener la compensación para trabajadores del estado de Washington

Generalmente, todos los empleadores en Washington con uno o más empleados, ya sean empleados a tiempo completo o parcial, deben proporcionar un seguro de compensación para trabajadores. Para obtener cobertura de compensación para trabajadores a través del Fondo del Estado de Washington, los empleadores deben abrir una cuenta completando una solicitud de licencia comercial .

Si es dueño de una empresa existente y planea contratar empleados, debe volver a presentar la solicitud de licencia comercial e indicar que está contratando. A partir de ahí, a cada empresa se le asigna un administrador de cuentas de L&I. Si bien los propietarios únicos, socios, funcionarios corporativos y miembros de LLC están excluidos de la cobertura obligatoria, con algunas excepciones, pueden optar por ser incluidos en la política de compensación de trabajadores.

Todos los empleadores deben proporcionar un seguro de compensación para trabajadores de Washington a menos que sus empleados:

Trabajadores domésticos en hogares privados (pero deben estar cubiertos dos o más empleados habitualmente durante más de 40 horas / semana)
Jardineros residenciales privados y trabajadores de mantenimiento / reparación
Un menor empleado por un padre en actividades agrícolas en la granja familiar
Músicos y animadores en eventos específicos.
Empleados federales

Los empleadores de Washington también tienen la opción de autoasegurarse, si se aprueba. El proceso para obtener la certificación como autoasegurado toma tres meses, y las aprobaciones se otorgan trimestralmente. Las empresas deben enviar el cuestionario de certificación de autoseguro para comenzar y otra documentación requerida. Para solicitar el autoseguro, consulte la Guía para empleadores sobre autoseguro en el estado de Washington .

Lo que cubre el seguro de compensación para trabajadores de Washington

En el estado de Washington, la compensación de trabajadores proporciona cobertura de seguro sin culpa para la mayoría de los trabajadores para cubrir los gastos médicos de los empleados lesionados y los servicios relacionados que son esenciales para su tratamiento y recuperación. Si temporalmente no pueden trabajar, los trabajadores lesionados también pueden recibir pagos parciales de reemplazo de salario.

El seguro de compensación para trabajadores de Washington generalmente brinda cobertura a los empleados en las siguientes áreas de pérdida:

Servicios médicos: paga los gastos relacionados con todos los servicios de atención médica aprobados necesarios para el tratamiento de una lesión o enfermedad ocupacional en el lugar de trabajo de un empleado.
Gastos de viaje: cubre pagos parciales por viajar más de 15 millas para ver a un proveedor de atención médica, recibir capacitación vocacional o colocarse una prótesis.
Reemplazo de salario: proporciona un porcentaje, generalmente del 65 al 75%, del salario regular de un empleado si no puede trabajar debido a su lesión o enfermedad; estos beneficios no pueden exceder el 120% del salario promedio del estado
Programa de permanencia en el trabajo: Ayuda a incentivar a los empleadores a que devuelvan a sus trabajadores lesionados a trabajos ligeros o de transición aprobados por un médico.
Rehabilitación vocacional: ayuda a reentrenar a los empleados que no pueden regresar a su trabajo o línea de trabajo anterior.
Premios por discapacidad parcial permanente: brinda apoyo financiero a los empleados cuyas lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo causaron la pérdida permanente de la función corporal
Premios de pensión: paga una pensión mensual de por vida a un empleado cuya lesión o enfermedad resulta en una incapacidad permanente para trabajar
Beneficios para sobrevivientes: proporciona al cónyuge sobreviviente y a los hijos legalmente dependientes un beneficio mensual si una lesión relacionada con el trabajo o una enfermedad ocupacional resulta en la muerte de un empleado; los sobrevivientes también reciben un pago inmediato en efectivo del 100% del salario mensual promedio del estado, más gastos funerarios de hasta el 200% del salario mensual promedio del estado
Acuerdos de conciliación estructurada: permite que un empleado lesionado, su empleador y L&I resuelvan un reclamo de compensación laboral; el acuerdo generalmente resuelve todos los beneficios futuros excepto médicos.

El seguro de compensación para trabajadores cubre la responsabilidad financiera de los empleadores de Washington por lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo, así como la representación legal si un empleado presenta una demanda. Washington también tiene un segundo fondo de lesiones para proteger a las empresas contra ciertos riesgos financieros si un trabajador previamente discapacitado que contratan sufre más lesiones.

Costos del seguro de compensación para trabajadores del estado de Washington

Los costos del seguro de compensación para trabajadores de Washington están influenciados por una variedad de factores, incluidos los ingresos anuales, la cantidad de empleados y el historial de reclamos. La prima promedio es de $ 1,45 por $ 100 de nómina en Washington, según la Asociación Nacional de Seguros Sociales . En el estado de Washington, tanto los empleadores como los empleados contribuyen a las primas de compensación para trabajadores.

Códigos de clasificación de riesgo de Washington

Washington utiliza códigos de clasificación de riesgos comerciales, aproximadamente 300 en total, para establecer el precio base de la política de compensación laboral de un empleador. Cada código incluye un valor que corresponde al nivel de riesgo que L&I estima que está asumiendo al asegurar una empresa. La tasa de prima se basa en las clasificaciones de riesgo asignadas a su negocio y el factor de experiencia de su empresa.

Calificación de experiencia en seguros de compensación para trabajadores de Washington

Su calificación de experiencia, un número que representa el historial de reclamos de una empresa, considera las horas de sus trabajadores y los reclamos que ocurren durante un "período de experiencia", o los tres años fiscales más antiguos de los cuatro anteriores a la fecha de vigencia de las tarifas de las primas. L&I calcula su factor de experiencia comparando los costos de reclamación de compensación de trabajadores con los costos esperados para empresas con horas informadas y clasificaciones de riesgo similares.

Un reclamo de compensación para trabajadores afecta su tarifa durante tres años. Los empleadores pueden verificar su factor de experiencia actual en el sitio web de L&I .

Cálculo de la tasa de prima de compensación para trabajadores en Washington

Después de abrir una cuenta de compensación para trabajadores con L&I, recibe un Aviso de tasa de compensación para trabajadores. Este aviso de tarifas detalla el monto que paga su empresa por hora de trabajador por cada clasificación de riesgo asignada a su empresa. Todos los empleadores de Washington utilizan las mismas tarifas base en una clasificación asignada antes de la modificación por el factor de experiencia.

Todas las primas de seguro de compensación para trabajadores de Washington respaldan cuatro fondos:

Prima del fondo de accidentes: paga el reemplazo de salario, la discapacidad permanente y los beneficios para sobrevivientes, así como cierta rehabilitación vocacional para trabajadores lesionados.
Prima de asistencia médica: brinda atención médica y servicios de rehabilitación vocacional para trabajadores lesionados.
Prima de permanencia en el trabajo: proporciona un reembolso parcial de salarios, capacitación y otros gastos a los empleadores que brindan trabajo liviano o de transición para los trabajadores lesionados.
Evaluación de pensión complementaria: proporciona aumentos en el costo de vida a los trabajadores lesionados que reciben beneficios de reemplazo salarial extendidos; no está calificado por experiencia.

Las tarifas de las primas que paga una empresa, generalmente por hora trabajada, se determinan mediante la siguiente fórmula:

Factor de experiencia × (Tasa base del fondo de accidentes de clase + Tasa base del fondo de asistencia médica de clase + Tasa base de permanencia en el trabajo de clase) + Tasa base del fondo de pensiones complementario = Tasa de prima

Los empleadores pueden exigir a sus empleados que paguen una parte de las primas de asistencia médica, permanencia en el trabajo y pensiones complementarias, o pueden optar por pagar las primas ellos mismos. Por ley estatal, no se puede exigir a los empleados que paguen más del 50% de estas primas.

Cuando una empresa paga sus primas de compensación para trabajadores, L&I las recolecta en el Fondo del Estado de Washington, un grupo que se utiliza para pagar reclamaciones de compensación para los empleados que sufren lesiones en el lugar de trabajo. El Fondo del Estado de Washington solo tiene ingresos de las primas, y todos los reclamos y acuerdos de compensación para trabajadores se pagan con este fondo.

Ejemplo de costo del seguro de compensación para trabajadores de Washington

Sus operaciones comerciales, la cantidad de empleados cubiertos y la cobertura y los reclamos anteriores son factores que determinan el costo de la prima de compensación para trabajadores. Por ejemplo, su empresa está asignada a la clase de riesgo de oficina de oficina (código de clase 4904-00) y el factor de experiencia de su empresa es 0.9789. En los datos más recientes disponibles de 2014, esta clase de riesgo tenía las siguientes tasas base de clase por hora:

Fondo de accidentes: $ 0.0301
Fondo de ayuda médica: $ 0.0225
Permanecer en el trabajo: $ 0.0006
Fondo de pensión complementario: $ 0.091

La tasa de prima de 2014 para esta empresa es:

0.9789 × ($ 0.0301 + $ 0.0225 + 0.0006) + $ 0.091 = $ 0.1431 por hora trabajada

El trabajo de oficina administrativa generalmente se considera una línea de negocios de bajo riesgo, por lo que las tarifas son más bajas que las de algo con más riesgo como la construcción comercial. Sin embargo, incluso dos negocios en la misma clase de riesgo pueden tener diferentes tasas porque cada negocio individual tiene un historial de reclamos y clasificaciones de trabajo únicos. Las pequeñas empresas que previenen lesiones en el lugar de trabajo también pueden obtener un descuento en sus primas.

Requisitos de auditoría de compensación de trabajadores de Washington

En Washington, L&I puede auditar los registros de empleo de su empresa. Durante una auditoría, un auditor inspecciona sus operaciones y registros comerciales para verificar que la nómina y las horas de sus trabajadores se hayan informado con precisión. El auditor también se asegura de que las horas de los trabajadores y las reclamaciones asociadas con su negocio se clasifiquen adecuadamente. La ley estatal requiere que cada empleador mantenga registros trimestrales minuciosos durante al menos tres años de cada empleado para que L&I los examine en caso de una auditoría.

Los documentos requeridos por L&I en una auditoría incluyen:

Nombre, dirección y número de seguro social del empleado
Fecha de contratación (y terminación, si corresponde)
Cargo y tipo de trabajo realizado
Tipo de compensación
Período de pago
Horas reales trabajadas cada día

Los registros de empleados con múltiples clasificaciones de riesgo deben mostrar:

Cuántas horas trabajó el empleado en cada clase
Sueldo bruto
Deducciones de ganancias
Salario neto
Verifique el número de cheques emitidos

Además, los empleadores deben mantener los siguientes registros fiscales durante al menos tres años:

Declaraciones de impuestos por desempleo del Departamento de Seguridad del Empleo
Declaraciones de impuestos especiales estatales del Departamento de Ingresos
Formularios del IRS y declaraciones de impuestos. Otros registros e información que pueda necesitar

Las empresas que se autoaseguran deben presentar un informe trimestral. Un auditor verificará los costos totales de reclamos y las horas de los trabajadores informados para garantizar que las evaluaciones pagadas a L&I se basen en informes correctos. El auditor también revisará la deducción por el asbesto y las evaluaciones del fondo de pensión suplementario, si se toma de los cheques de pago de los empleados.

Leyes de compensación laboral del estado de Washington

La ley del estado de Washington requiere que todos los empleadores obtengan un seguro de compensación para trabajadores del fondo estatal para casi todos los empleados para cubrir los costos si sufren una enfermedad o lesión relacionada con el trabajo. Esto incluye tanto al personal a tiempo parcial como a los trabajadores a tiempo completo. Los propietarios únicos, socios, funcionarios corporativos y miembros de sociedades de responsabilidad limitada (LLC) están excluidos de la cobertura obligatoria, pero pueden elegir ser incluidos en su póliza.

Otras empresas y empleados que pueden estar exentos de las leyes de compensación de trabajadores del estado de Washington incluyen:

Algunos trabajadores domésticos (solo uno por hogar y no trabaja más de 40 horas a la semana)
Jardineros residenciales privados y trabajadores de reparaciones
Menores que trabajan como jornaleros agrícolas familiares
Músicos o animadores en determinados eventos.
Cosmetólogos o profesionales del cuidado del cabello (que alquilan o alquilan su espacio)

Fechas límite del seguro de compensación para trabajadores de Washington

Los empleadores del estado de Washington deben obtener un seguro de compensación para trabajadores tan pronto como abran sus operaciones si planean contratar personal. Sin la cobertura adecuada para su primera contratación, su aseguradora puede negar un reclamo citando una brecha de cobertura, o podría enfrentar una multa por no proporcionar los beneficios requeridos legalmente.

A continuación, presentamos algunos plazos clave del seguro de compensación para trabajadores que deben conocer los empleadores y empleados en Washington:

Los empleados tienen un año a partir de la fecha de la lesión para presentar una solicitud de reclamo ante L&I o su empleador autoasegurado.
Los empleados tienen dos años a partir de la fecha del diagnóstico de su médico para reclamos por enfermedades ocupacionales
Si un empleado muere o sufre una hospitalización, los empleadores deben informarlo a L&I dentro de las ocho horas llamando al 800-423-7233 o visitando su oficina local de L&I.
Si un empleado experimenta una amputación o pérdida del ojo no hospitalizado, los empleadores deben informarlo a L&I dentro de las 24 horas llamando al 800‑423-7233 o visitando su oficina local de L&I.
El médico de un empleado lesionado tiene cinco días para enviar su informe a L&I o al empleador autoasegurado del empleado. Si un empleado es elegible para recibir beneficios de reemplazo de salario y no se necesita más información, L&I o su empleador autoasegurado envía el primer cheque de beneficios dentro de los 14 días posteriores a la recepción del informe.

Requisitos del seguro de compensación para trabajadores de Washington

Además, las leyes y regulaciones de compensación de trabajadores del estado de Washington que L&I hace cumplir requieren que todos los empleadores publiquen la siguiente información:

Certificado de seguro: los empleadores deben obtener un certificado de cobertura de seguro y colocarlo en un lugar visible en su lugar de trabajo. Si tiene más de una ubicación comercial, se debe publicar un certificado por separado en cada una. El certificado se emite cuando se abre su cuenta con L&I.
Carteles obligatorios: Aviso a los empleados: si ocurre una lesión laboral ( F242-191-909 ); Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (F416-081-909); y Sus derechos como trabajador ( F700-074-909 ) deben mostrarse donde los empleados puedan verlos para conocer sus derechos y responsabilidades. Puede obtener copias gratuitas en su oficina local de L&I o pedirlas en línea .

Sanciones del seguro de compensación para trabajadores de Washington

No presentar informes trimestrales o pagar primas puede resultar en sanciones y multas. L&I calculará las primas adeudadas y las cobrará; la multa mínima es de $ 10. Incluso si no hay horas o unidades para informar, debe enviar un informe. Un informe tardío que indique "sin horas / unidades" se aplica una multa de $ 10.

El interés se evalúa sobre todas las cuentas morosas a una tasa del 1% mensual sobre la prima adeuda. Se pueden imponer otras sanciones por falta de pago de primas, tergiversaciones, deducciones excesivas de los empleados, incumplimiento de las hojas de asistencia y registros de nómina adecuados u otras infracciones.

Las sanciones por pago de prima moroso son:

Un mes de vencimiento: 5% de penalización + 1% de interés
Dos meses de vencimiento: penalización adicional del 5% + 1% de interés
Tres meses de vencimiento: 10% de penalización adicional + 1% de interés
Cuatro meses de vencimiento: 1% de interés adicional sobre las primas para cada mes

Cómo presentar reclamos de indemnización laboral en Washington

Los empleadores de Washington y sus empleados tienen ciertas responsabilidades legales cuando ocurre una lesión relacionada con el trabajo. Como empleador, desea asegurarse de que su empleado reciba de inmediato la atención médica necesaria. Pueden elegir su propio proveedor de atención médica, pero su proveedor debe ser parte de la Red de proveedores médicos de L&I .

Los empleados pueden consultar a un proveedor fuera de la red para la visita inicial, pero para atención adicional o continua, deberán transferirse a un proveedor de la red. Los empleadores también deben proporcionar transporte o servicio de ambulancia de emergencia, si es necesario. Previa solicitud por escrito, L&I reembolsa estos costos de transporte.

Una vez que un empleado lesionado recibe la atención que necesita, el proceso de reclamo puede comenzar:

Envíe la información de su empleador a L&I lo antes posible, incluida una copia del formulario F242-130-000, Informe de accidente (lesión en el lugar de trabajo, accidente o enfermedad ocupacional. Para acelerar el proceso, los empleadores pueden utilizar la herramienta FileFast de L&I .
Verifique la información de su empleado, como el salario bruto y las horas trabajadas.
Si cuestiona la validez de un reclamo, indíquelo en el formulario y explique sus razones para ayudar a minimizar los reclamos inválidos.
Haga un seguimiento del reclamo utilizando el Centro de reclamos y cuentas (CAC) en línea para mantenerse al día.
Manténgase en contacto con su empleado y haga lo que pueda para que vuelva a trabajar lo antes posible. Planifique con anticipación con un programa de permanencia en el trabajo .
Cuando su empleado esté listo para regresar al trabajo, proporcione trabajo liviano o reduzca su número de horas.

Las reclamaciones de compensación para trabajadores del estado de Washington se cierran si el proveedor de atención médica de un empleado certifica que un tratamiento adicional no mejorará su condición, L&I no tiene información que demuestre que necesitan más tratamiento o que su lesión fue menor y el tratamiento fue exitoso.

Cómo apelar un reclamo de compensación para trabajadores de Washington

Si un empleador no cree que el reclamo de compensación laboral de su empleado sea válido, debe anotarlo en el formulario de Informe de accidente de L&I . Dentro de los 60 días posteriores a la decisión de L&I de aceptar el reclamo del empleado, un empleador puede presentar una protesta a través del Centro de reclamos y cuentas de L&I .

Los empleadores pueden presentar una apelación ante el Tribunal Superior de Washington dentro de los 30 días posteriores a la decisión de L&I y luego apelar el asunto ante el Tribunal de Apelaciones.

Seguro de compensación para trabajadores de Washington Preguntas frecuentes (FAQ)

El seguro de compensación para trabajadores es un tema complicado de entender para los dueños de negocios porque las regulaciones varían mucho de un estado a otro. Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre el seguro de compensación para trabajadores de Washington.

¿Los trabajadores independientes necesitan compensación para trabajadores en Washington?

Los propietarios únicos y los dueños de negocios no suelen necesitar un seguro de compensación para trabajadores en el estado de Washington. Los miembros de LLC, funcionarios corporativos y socios en sociedades también están exentos de los requisitos de cobertura. Sin embargo, hay opciones disponibles para un propietario o propietario único que quisiera elegir la cobertura de compensación para trabajadores.

¿Puedo reducir los costos de compensación para trabajadores del estado de Washington?

En Washington, los empleadores pueden reducir los costos de compensación de trabajadores previniendo las lesiones en primer lugar. El estado aconseja a las empresas que sigan todas las reglas de seguridad y salud en el lugar de trabajo, soliciten una consulta gratuita sobre seguridad y salud y se comuniquen abiertamente con los empleados sobre su compromiso con la seguridad. Los empleadores deben alentar a los empleados a que expresen sus preocupaciones sobre la seguridad y asegurarse de que sepan cómo informar todas las lesiones relacionadas con el trabajo.

¿Necesito compensación laboral para empleados de fuera del estado?

Debe comprar un seguro de compensación para trabajadores para todos los estados donde se encuentran sus trabajadores, de acuerdo con las leyes de cada estado. Esto es cierto si sus empleados están trabajando permanente o temporalmente fuera del estado.

Washington tiene acuerdos recíprocos con ocho estados que mantienen vigentes las leyes de compensación de trabajadores del estado de origen para los empleados que trabajan temporalmente en otro estado. Los acuerdos recíprocos varían en la medida en que se permite esta cobertura.

Conclusión

El seguro de compensación para trabajadores es obligatorio en el estado de Washington para los empleadores con uno o más empleados para cubrir los gastos médicos y los salarios de reemplazo después de una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. Como estado monopolista, el seguro de compensación para trabajadores en Washington debe obtenerse del fondo estatal, o puede optar por autoasegurarse.