Cómo presentar reclamaciones de seguros comerciales en 8 pasos

Las reclamaciones de seguros comerciales son solicitudes que los titulares de pólizas realizan a sus compañías de seguros después de una pérdida o cuando ocurre un peligro cubierto. Primero, el titular de la póliza demuestra que ocurrió la pérdida o el peligro, luego la aseguradora investiga para determinar si el evento está cubierto. Si es así, la aseguradora cubre los gastos del asegurado hasta los límites de la póliza.

Aquí hay seis pasos para presentar reclamos de seguros comerciales :

1. Registre el daño sufrido por su empresa

Los dueños de negocios son responsables de demostrar sus pérdidas, y eso generalmente requiere evidencia física. Documentar los daños físicos es bastante fácil a través de fotografías e informes policiales. Sin embargo, documentar adecuadamente las reclamaciones de responsabilidad generalmente requiere un sistema que registre los incidentes antes de los incidentes para tener evidencia a mano en caso de una demanda.

Presentar informes policiales o de incidentes

Cuando los reclamos de seguros comerciales involucran daños a la propiedad o lesiones físicas, los asegurados deben comunicarse con las autoridades correspondientes. La mayoría de los seguros de propiedad comercial no pagarán los daños causados ​​por robo, vandalismo u otra actividad delictiva si los propietarios de negocios no tienen informes policiales, y obtener atención médica inmediata para los clientes y empleados lesionados puede reducir el riesgo de ser demandados.

Los dueños de negocios también deben tener un sistema para registrar incidentes que podrían convertirse en reclamos. Ese sistema puede ser tan simple como un formulario que incluye el nombre de la parte lesionada, información de testigos, una descripción del incidente y detalles sobre tratamientos médicos. Tener un informe de incidentes registra la información cuando está fresca en la mente de todos y se puede utilizar como evidencia de respaldo en reclamos o demandas comerciales.

Tomar fotografías o videos de los daños

Si bien las aseguradoras suelen enviar ajustadores para documentar las pérdidas, los dueños de negocios también deben tomar fotografías o videos de sus daños. Pueden usar estas imágenes como evidencia de la pérdida inicial, lo cual es importante si necesitan hacer reparaciones temporales antes de que se resuelva su reclamo. Además, el dueño del negocio es la mejor persona para identificar la propiedad perdida o dañada.

Los dueños de negocios también deben tomar fotografías o videos de cualquier lesión o daño a la propiedad de terceros. Las imágenes pueden demostrar el alcance de la lesión de un cliente y el video puede mostrar quién tiene la culpa. Esta información puede ser valiosa si el cliente la demanda.

2. Mitigue sus daños

Uno de los deberes del titular de la póliza que se enumeran en el seguro de propiedad comercial es tomar medidas razonables para proteger la propiedad cubierta de daños mayores. Las pólizas estándar generalmente establecen que la aseguradora no pagará los daños posteriores después de la pérdida inicial, por lo que este paso es importante para los propietarios de negocios.

Realizar reparaciones temporales

Una vez que los dueños de negocios han determinado que su ubicación es segura y han documentado el daño, deben hacer reparaciones para reducir la posibilidad de daños mayores. Los titulares de pólizas que alquilan su espacio de trabajo y solo tienen cobertura para sus bienes personales comerciales no son responsables de la estructura, pero deben notificar a sus propietarios y tratar de reducir los daños a sus pertenencias.

Algunas reparaciones que los dueños de negocios pueden hacer incluyen:

• Subiendo ventanas
• Cubriendo áreas expuestas
• Eliminando escombros
• Asegurar candados rotos
• Separar el inventario dañado del inventario no dañado

Ya sea que los dueños de negocios alquilen o sean dueños de su espacio de trabajo, deben guardar los recibos de cualquier reparación que realicen. Algunas pólizas de seguro de propiedad comercial reembolsan este costo.

Obtenga estimaciones sobre reparaciones permanentes

Los dueños de negocios no tienen que esperar a que se procese su reclamo antes de obtener estimaciones. En cambio, deberían empezar a recibir ofertas para reparaciones importantes lo antes posible. Estas estimaciones también pueden ayudar a fundamentar sus afirmaciones.

3. Revise su póliza de seguro

El siguiente paso para los dueños de negocios es revisar sus pólizas de seguro para averiguar qué cubren específicamente. Cada póliza debe tener una sección que describa los daños o eventos que desencadenan la cobertura y otra sección que enumere las exclusiones. Además, los propietarios de empresas deben buscar determinadas disposiciones de la póliza que afecten su cobertura.

Por ejemplo, algunas pólizas de responsabilidad tienen una disposición de defensa dentro de los límites, lo que significa que todos los honorarios legales salen de los límites de cobertura establecidos en la póliza. Las pólizas sin esta disposición tienen límites separados para el costo de defensa, por lo que los honorarios del abogado del asegurado, los costos judiciales y cualquier acuerdo o fallo no reducen el monto total de la cobertura.

Deberes del asegurado en un reclamo comercial

Las responsabilidades de los dueños de negocios después de una pérdida se detallan en sus pólizas de seguro. En general, deben notificar rápidamente una pérdida y brindar a su proveedor de seguros toda la información que requieran.

“Lo más importante que deben tener en cuenta los propietarios de pequeñas empresas es comenzar el proceso tan pronto como crean que pueden tener un reclamo. Retrasar este proceso da tiempo para incurrir en daños adicionales no relacionados, lo que puede perjudicar la revisión de la compañía de seguros. Cuanto más rápido se informe un incidente, más rápido se archivará la documentación del seguro y la compañía de seguros podrá comenzar y concluir su investigación ".

- Maureen Le Piane, JD, vicepresidenta sénior, suscripción de carteras y pequeñas empresas,
Hiscox USA

Otras obligaciones son más específicas de las políticas. En los reclamos de responsabilidad comercial, los asegurados deben ayudar a su asegurador en su defensa. Eso puede significar enviar copias de cualquier citación o demanda, asistir a deposiciones, compartir contratos y correos electrónicos o negociar un acuerdo. Para reclamos de propiedad, es posible que el asegurado tenga que testificar bajo juramento, permitir que los profesionales de reclamos inspeccionen su propiedad, mitiguen sus daños y proporcionen un inventario de la propiedad dañada y robada.

Deberes del proveedor de seguros en un reclamo comercial

Los dueños de negocios deben buscar la frase “derecho y deber de defender” en el contrato de seguro de sus pólizas de responsabilidad. Este lenguaje explícito obliga a su aseguradora a defenderlos en reclamaciones incluso cuando la reclamación no tiene fundamento. También significa que la aseguradora puede tomar el control del proceso de litigio contratando un abogado y determinando acuerdos.

Sin este lenguaje, una aseguradora solo puede estar obligada a reembolsar los costos de defensa del asegurado, y esto coloca la gestión de cualquier demanda en el asegurado.

Además, los proveedores de seguros tienen la responsabilidad legal de actuar de buena fe durante todo el proceso de reclamaciones. En general, eso significa que tienen que trabajar en el mejor interés de sus clientes, investigar a fondo y procesar el reclamo de manera oportuna y brindar una explicación por escrito si se rechaza el reclamo.

Algunas prácticas de reclamaciones de las aseguradoras que pueden considerarse injustas o no de buena fe incluyen:

• Tergiversación de la cobertura
• No seguir plazos razonables
• No explicar por qué se denegó un reclamo de manera inmediata
• Instruir a los asegurados que no contraten a un abogado

Por lo general, estos deberes no se enumeran en una política. En cambio, son una cuestión de ley estatal.

Disposición de reclamaciones

Los profesionales que puedan enfrentar acusaciones de negligencia también deben buscar una disposición sobre reclamos en la sección del contrato de seguro de sus pólizas de responsabilidad, especialmente en las pólizas de errores y omisiones . Esta cláusula indica que la póliza se redactó sobre la base de reclamaciones, por lo que la aseguradora solo paga si ocurre el evento desencadenante y la demanda se presenta cuando la póliza está activa.

Esto puede ser un problema para los profesionales que enfrentan una demanda después de que su póliza de reclamos ha expirado; digamos que un cliente presenta una demanda después de que un contador ha descontinuado la cobertura. Incluso si el incidente que desencadena la demanda ocurrió mientras la póliza está en vigor, la aseguradora puede rechazar el reclamo porque la demanda se presentó después de que la póliza terminó.

4. Decida si debe presentar una reclamación de seguro comercial

Una vez que los asegurados han revisado su cobertura, deben decidir si van a presentar una reclamación comercial. En algunos casos, no depende de ellos. Las pólizas de responsabilidad a menudo requieren que los asegurados notifiquen a los transportistas sobre las demandas o se arriesguen a que se denieguen las reclamaciones. Sin embargo, los asegurados aún deben considerar su historial de reclamos, deducibles y el costo potencial para sus negocios.

Cuándo presentar reclamaciones de seguros comerciales

Ciertas circunstancias hacen que presentar reclamos de seguros comerciales sea la decisión correcta. La más obvia es cualquier situación en la que no pueda permitirse hacer reparaciones o pagar los daños. Cuando eso sucede, presentar un reclamo puede ayudar a mantener su negocio abierto al mismo tiempo que protege sus activos personales.

Otras situaciones en las que los asegurados pueden querer presentar reclamaciones de seguros comerciales incluyen:

• Grandes pérdidas: el seguro comercial está diseñado para ayudar a los propietarios a sobrevivir a catástrofes que, de otro modo, los obligarían a cerrar permanentemente, por lo que deben presentar reclamaciones comerciales cuando ocurre un desastre.
• Demandas de responsabilidad: las pólizas de seguro de responsabilidad general y profesional generalmente requieren que los asegurados avisen a sus aseguradoras una vez que se ha presentado una demanda.
• Operaciones suspendidas: los titulares de pólizas con seguro de interrupción del negocio pueden presentar un reclamo cuando los eventos cubiertos los obligan a cerrar temporalmente para ayudar a pagar los ingresos perdidos y los gastos continuos.
• Deducibles agregados: un deducible agregado es la cantidad total que un asegurado debe en todas las reclamaciones durante la vigencia de una póliza. La aseguradora no paga ningún reclamo comercial hasta que se alcanza el deducible total.
• Buen historial de reclamaciones: las aseguradoras pueden cobrar primas más altas a los asegurados si han presentado múltiples reclamaciones comerciales, por lo que los propietarios de empresas que no han hecho muchas pueden sentirse más cómodos usando su seguro para cubrir pérdidas.

Cuándo no presentar reclamaciones de seguros comerciales

Los dueños de negocios pagan primas de seguro para proteger sus activos cuando ocurren pérdidas. Sin embargo, eso no significa que cada pérdida deba resultar en un reclamo comercial, especialmente porque las aseguradoras pueden aumentar las primas para los dueños de negocios con múltiples pérdidas. Considere que su historial de reclamos puede seguirlo hasta por siete años, hay ocasiones en las que debe pensarlo dos veces antes de presentar un reclamo.

Algunos ejemplos de casos en los que los asegurados deben evitar presentar reclamaciones de seguros comerciales incluyen:

• Sus costos de reparación son más bajos que su deducible: Presentar reclamos comerciales por daños menores puede no valer la pena ni la molestia ni el aumento de la prima. Si las facturas de reparación están por debajo o justo por encima de su deducible, considere pagarlas de su bolsillo.
• Han presentado múltiples reclamaciones: cuantas más reclamaciones presenta un titular de póliza, más arriesgado buscan las aseguradoras, que luego protegen sus resultados al cobrar primas más altas. Los dueños de negocios pueden pagar menos en las pólizas actuales y futuras al evitar reclamos comerciales.
• Les preocupa que su aseguradora los retire : las aseguradoras pueden optar por no renovar una póliza por cualquier número de razones, y múltiples reclamaciones es una de ellas. Además, pueden optar por no renovar para ciertos tipos de reclamaciones, como daños por agua.

Elegir no renovar una póliza es diferente a cancelarla. Las cancelaciones ocurren durante el plazo de la póliza, y las aseguradoras generalmente no pueden cancelar una póliza solo porque el asegurado presentó reclamaciones. Sin embargo, pueden esperar a que expire la póliza y luego decidir no renovarla.

5. Notifique a su proveedor de seguros

Los titulares de pólizas deben notificar a su proveedor de seguros sobre las reclamaciones de seguros tan pronto como sea posible. A veces, eso es tan simple como llamar a su agente, quien luego puede guiarlos a través de los pasos para presentar un reclamo comercial. Sin embargo, algunos operadores también ofrecen plataformas de gestión de reclamaciones en línea que pueden facilitar aún más el proceso.

Principales compañías de seguros comerciales para la gestión de reclamaciones

Los mejores sistemas de gestión de reclamaciones en línea permiten a los titulares de pólizas presentar reclamaciones comerciales, enviar documentación y realizar un seguimiento del progreso de sus reclamaciones, pero estas no son las únicas características a considerar al seleccionar un proveedor. Por ejemplo, algunas compañías de seguros para pequeñas empresas tienen oficinas regionales de reclamaciones para que los ajustadores puedan inspeccionar las propiedades antes.

Algunos proveedores incluso otorgan a sus ajustadores la autoridad para resolver reclamaciones sin esperar la aprobación del transportista. Trabajar con un proveedor que ofrece estos servicios puede ayudarlo a reabrir más rápido después de una catástrofe.

6. Reúna los documentos importantes para su reclamo de seguro comercial

Además de fotografías y videos, los asegurados necesitan registros escritos para respaldar o fundamentar sus reclamos de seguros comerciales. Los reclamos de responsabilidad y propiedad generalmente requieren diferentes tipos de documentación.

Documentos necesarios para un reclamo comercial de seguro de responsabilidad

En los reclamos de responsabilidad, los dueños de negocios deben ayudar en su defensa. En parte, eso significa asistir a las deposiciones y brindar testimonio, pero también puede incluir la recopilación de registros escritos que respalden su versión de los hechos.

Según el tipo de reclamo de responsabilidad, los documentos que los propietarios de negocios pueden necesitar incluyen:

• Declaraciones de los testigos
• Facturas de reparación
• Facturas médicas
• Contratos
• Cambiar ordenes
• Correos electrónicos
• Notas de la reunión

Algunos de estos documentos se pueden crear a través del curso normal del negocio. Sin embargo, otros requieren previsión por parte de los dueños de negocios.

Documentos necesarios para un reclamo comercial de seguros de propiedad

Los reclamos de propiedad a menudo requieren documentos que establezcan el valor de la propiedad dañada, como recibos y tasaciones. Los dueños de negocios también necesitan dos o tres estimaciones para el costo de las reparaciones. Las pólizas de seguro de propiedad estándar también requieren que los dueños de negocios creen un inventario de bienes dañados y no dañados.

Los dueños de negocios también deben enviar un formulario de prueba de pérdida a su aseguradora. Esta es una declaración formal notarizada que resume la pérdida y la evidencia de respaldo que debe entregarse en el cronograma de la aseguradora, generalmente 60 días después de la solicitud. No cumplir con este plazo puede resultar en la denegación de una reclamación.

Documentos requeridos para un reclamo de seguro por interrupción del negocio

Los dueños de negocios que tienen un seguro de interrupción del negocio pueden obtener un reembolso por la pérdida de ingresos, los gastos continuos y los costos de reubicación temporal. Esta compensación requiere documentación adicional a la requerida para un reclamo de seguro de propiedad.

Algunos de los elementos necesarios para las reclamaciones de seguros por interrupción del negocio incluyen:

• Declaraciones de impuestos
• Declaraciones de impuestos sobre las ventas
• Registros de ventas, producción e inventario
• Estados de cuenta bancarios
• Costos de reubicación
• Registros de nómina

Los propietarios de negocios también deben realizar un seguimiento de los gastos incurridos después de la pérdida, como el aumento de los costos de transporte, las horas extra para los empleados y el aumento de los costos de fabricación.

7. Trabaje con el ajustador de reclamaciones

Para reclamos de propiedad, las aseguradoras generalmente envían ajustadores, o encargados de reclamos, para inspeccionar los daños. El ajustador recopila la información del propietario de la empresa, evalúa los daños y determina la cantidad que la aseguradora debe pagar. A veces, los ajustadores pueden resolver las reclamaciones de inmediato. Sin embargo, los ajustadores de reclamos trabajan para las aseguradoras, no para los titulares de pólizas, por lo que muchos dueños de negocios contratan ajustadores públicos.

Cómo trabajar con un ajustador de reclamaciones para reclamaciones comerciales

Una vez que se presenta un reclamo, los ajustadores pueden simplemente llamar a los asegurados para recopilar información después de un reclamo menor. Los reclamos importantes generalmente requieren una inspección en persona. Los dueños de negocios deben permitir que el ajustador ingrese a su propiedad, a veces más de una vez, y deben permitir que el ajustador tome muestras de la propiedad dañada y no dañada.

Otras formas en que los dueños de negocios pueden ayudar a los ajustadores de reclamos incluyen:

• Preparación para la inspección: los dueños de negocios pueden prepararse para la inspección registrando daños y declaraciones de testigos. También pueden querer escribir una lista de preguntas para el ajustador.
• Ser honesto: los dueños de negocios que exageran sus pérdidas pueden ser marcados como potencialmente fraudulentos. Sin embargo, minimizar las pérdidas también puede perjudicar sus posibilidades de recibir una compensación adecuada.
• No alterar su propiedad: los ajustadores deben ver los daños tal como están, por lo que, si bien los titulares de pólizas deben proteger su propiedad, no quieren eliminar todas las pruebas de daños. Los dueños de negocios deben tomar fotografías de los daños antes de realizar reparaciones temporales.

Considere contratar a un tasador público para reclamos comerciales

Dado que los manejadores de reclamos trabajan para compañías de seguros, muchos dueños de negocios contratan ajustadores públicos o independientes para reclamos de seguros comerciales. Un ajustador independiente puede proporcionar una evaluación objetiva de los daños de la empresa y, a menudo, puede ayudar a obtener estimaciones para las reparaciones. Algunos ajustadores incluso ayudan en las negociaciones sobre acuerdos de reclamaciones.

Si bien los tasadores públicos pueden ser útiles, la mayoría solo trabaja en reclamos importantes. Además, los tasadores públicos cobran tarifas, generalmente del 10% al 20% del pago final. La contratación de un ajustador independiente también puede alargar el proceso de reclamaciones, ya que necesitarán tiempo para inspeccionar los daños por separado del ajustador de la compañía de seguros.

8. Cierre su reclamo

Dependiendo del tipo de reclamo, las aseguradoras tienen 30 días para aceptar o rechazar reclamos en la mayoría de los estados. Las aseguradoras que nieguen las reclamaciones deben informar al titular de la póliza por escrito; de lo contrario, normalmente tienen 30 días para enviar el pago. Los dueños de negocios generalmente tienen que firmar un formulario reconociendo que han recibido el pago o una explicación del rechazo.

Cómo apelar su reclamo de seguro comercial

La decisión de la aseguradora no es la última palabra en un reclamo de seguro comercial. La mayoría de las compañías de seguros cuentan con un proceso de apelación. Esto generalmente comienza notificando a la aseguradora sobre la disputa y describiendo la base del desacuerdo, a menudo mediante una carta certificada. Luego, la aseguradora envía un segundo ajustador de reclamos para reevaluar los daños y potencialmente revertir el acuerdo original.

Algunas pólizas de seguro de propiedad comercial tienen cláusulas de tasación para explicar cómo se manejarán las disputas de reclamos. Por lo general, esto implica que ambas partes contraten tasadores independientes que trabajan juntos para contratar a un árbitro. Luego, los tasadores revisan la evidencia y tratan de llegar a un acuerdo sobre el monto de la pérdida. Si no pueden llegar a un acuerdo, el árbitro toma la decisión final.

Sin embargo, si la aseguradora se niega a pagar o la póliza no tiene una cláusula de tasación, el asegurado puede optar por demandar en un tribunal civil. Las demandas toman tiempo y dinero, por lo que los dueños de negocios deben revisar cuidadosamente la carta de denegación de la compañía de seguros y su póliza antes de decidir demandar. También es posible que quieran consultar a un abogado para determinar si un litigio es una buena idea.

Consejos para presentar reclamaciones de seguros comerciales

La presentación de reclamaciones de seguros comerciales puede ser difícil debido a los pasos involucrados, pero también porque los asegurados a menudo se encuentran en medio de un evento traumático. Estos cinco consejos pueden ayudar a facilitar el proceso.

1. Mantenga sus pólizas de seguro fuera del sitio

Necesita información sobre las pólizas cuando presenta un reclamo, por lo que es una buena idea tenerla a mano cuando lo informe. Sin embargo, es posible que no tenga acceso a él si su póliza en la ubicación de su empresa es inalcanzable. Guarde copias de las pólizas de seguro de su empresa y otros documentos importantes en un lugar separado.

2. Haga un inventario de su propiedad comercial

Tener un inventario de la propiedad comercial cubierta puede facilitar la presentación de una reclamación de seguro comercial. Después de una catástrofe, es posible que le resulte difícil recordar qué pertenencias tenía, y mucho menos su valor.

3. Obtenga todo por escrito

La documentación escrita generalmente tiene más peso en una demanda que el testimonio oral, por lo que los dueños de negocios deben hacer todo lo posible para todas sus interacciones tanto con su aseguradora como con sus clientes. Tome notas sobre las reuniones y las conversaciones telefónicas, y envíe un correo electrónico que describa su comprensión de la conversación después.

4. Inicie un archivo de reclamo

Una vez que haya presentado un reclamo de seguro comercial, querrá mantener toda su documentación en un solo lugar para tenerla disponible si su aseguradora solicita algo. Su archivo de reclamo debe incluir su número de reclamo, la información de contacto de su administrador de reclamos, sus notas escritas y cualquier registro que corrobore su pérdida.

5. Solicite un anticipo de su reclamo

Algunas empresas ofrecen anticipos en reclamaciones de seguros comerciales. Este dinero proviene del acuerdo final y puede ayudar a los dueños de negocios a arreglar su propiedad o cubrir las facturas médicas de terceros. Estas acciones generalmente evitan que los problemas se salgan de control y cuesten más, por lo que es una buena idea preguntarle a su empresa si ofrecen anticipos.

Conclusión

La mayoría de los dueños de negocios esperan no usar nunca su seguro. Desafortunadamente, esta actitud les perjudica cuando llega el momento de presentar una reclamación de seguro comercial. Ese es el momento en el que tienen que actuar de forma rápida y adecuada o de lo contrario corren el riesgo de no recibir la compensación que se les debe. Saber qué hacer y planificar con anticipación la posibilidad de un reclamo puede ayudar a facilitar el proceso.

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